Der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems bewirkt kürzere Zugriffs-, Ablage- und Transportzeiten und führt somit zu höherer Effizienz der Prozesse. Deutliche Kostenreduzierungen lassen sich auch unter weiteren Aspekten erzielen. So wird z. B. die Mehrfachablage von Dokumenten für verschiedene Benutzergruppen vermieden, und die digitale Langzeitarchivierung macht die Ablage in Aktenordnern überflüssig. In der Folge werden geringere Speicherkapazitäten und weniger Räumlichkeiten benötigt.