Ablage¹⁾

Im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement bezeichnet der Begriff Ablage häufig die kurzfristige Verwaltung von Objekten im Unterschied zur langfristigen Archivierung. Mit "Ablage" wird häufig auch die Möglichkeit der Änderung impliziert, während bei der Archivierung genau dies verhindert werden soll.

Abstract¹⁾ 

Kurze Zusammenfassung eines Dokumentinhaltes. Kann sich auf ein Buch oder ein einseitiges Dokument beziehen.

ACL¹⁾

Access Control List, eine Liste von Benutzern (oder Gruppen), die auf das Objekt zugreifen dürfen. Hier können auch komplexere Zugriffsbedingungen festgelegt sein.

ADF¹⁾ 

Automatic Document Feeder, ein automatischer Dokumenteneinzug bei Scannern und Kopierern.

AIIM¹⁾

Association for Information and Image Management, eine international agierende Vereinigung von Herstellern und Anwendern von Informations- und Dokumenten-Management-Systemen, hervorgegangen aus der 1942 gegründeten National Micrographics Association (USA). Die AIIM organisiert die jährliche AIIM-Show und andere Content-Veranstaltungen, hostet diverse Arbeitsgruppen, zum Beispiel im Bereich Standards.

Akte¹⁾

Eine Akte in einer Archiv-, DMS- oder ECM-Lösung ist die zusammenhängende, aller zu einem Ordnungsbegriff (z.B. dem Aktenzeichen, der Kundennummer, dem Mitarbeiter, dem Projekt etc.) gehörenden Unterlagen.

Sehr häufig werden solche Aktenanwendungen auch visuell dargestellt wie die bisher bekannten Papierakten, d.h. hierarchisch mit Unterregistern und den dazugehörenden Dokumentarten. Häufig sind die elektronischen Akten aber nur noch Visualisierungen von Informationen und Zusammenhängen. In einer elektronischen Akte kann sich ebensogut der Link auf eine SAPTransaktion befinden wie eine Audio-Datei oder ein Unterregister, welches aber nur bestimmten Personenkreisen zugänglich ist.

Außerdem kann die Darstellung der Akte je nach Benutzer abweichen. Während die kaufmännische Abteilung die Kundenakte nach Datum oder Rechnungsnummer sortiert nutzt, verwendet die Vertriebsabteilung die gleichen Informationen, aber sortiert nach Vertriebsgebiet und Projekt-ID.

Annotation¹⁾

Unter Annotation bezeichnet man im DMS-Umfeld ein Anhängsel zu einem Dokument, typischerweise in Form von Text oder Grafik. Annotationen werden häufig veränderbar genutzt, d.h. sie verändern nicht das Originaldokument, sondern lassen sich anfügen, ändern und wieder wegnehmen oder löschen. Manche Systeme gestatten beides: das Verändern von Annotationen und das endgültige "Verschmelzen" von Annotation und Dokument.

AO¹⁾

In der Regel ist die Abgabenordnung vom 16.03.1976 gemeint (AO 1977, BGBl. I S.613, ber. 1977 I S. 269) mit den jüngsten Änderungen durch Gesetz vom 26.06.2001 (BGBl. I 2001 S.1310). Steuergrundgesetz, das verschiedene materielle und verfahrensrechtliche Vorschriften der Steuergesetzgebung zusammenfasst. Die AO regelt im wesentlichen die Erhebung von Steuern,Besteuerungsverfahren sowie Straf- und Bußgeldvorschriften. DMS-relevant ist die AO, weil sie die Grundlagen der Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung der steuerlich relevanten Unterlagen definiert. Vorschriften zur Aufbewahrung von Daten und Unterlagen finden sich vor allem in den §§ 146 und 147 AO. Beide Paragraphen wurden mit Wirkung vom 1.1.2002 geändert.

API ¹⁾

Application Programming Interface. Anwendungs-Programmierschnittstelle. Ein API stellt die Funktionalität oder Teile der Funktionalität einer Client- oder einer Server-Software als Set von Funktionsaufrufen zur Verfügung. Diese können zur Programmierung spezifischer Anwendungen genutzt werden und erweitern damit entweder die Funktionalität der Standardsoftware (falls vorhanden) oder ermöglichen das Erstellen von Standardsoftware. Im DMS-Umfeld sind APIs relevant, weil sie funktionale Erweiterung und individuelle Anpassung der Standardlösung an die Kundenanforderungen ermöglichen. Während früher hauptsächlich Client-basierte APSs gab, hat sich der Trend zunehmend zu den n-tier Architekturen gedreht, wo die Funktionalität auf dem Client nur noch dargestellt, aber von Anwendungsfunktionen auf den Servern zur Verfügung gestellt wird. Daher muss zwischen Client- und Server-basierten APIs unterschieden werden. 

Applet¹⁾

Java-Anwendung, die nur in einem Web-Browser ablauffähig ist. Der Web-Browser dient als Runtime-Umgebung für die "Mini"-Applikation.

Archivierung¹⁾

Der Begriff Archivierung wird häufig in zwei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet:
1. Langfristarchivierung: Für historisch relevante Informationen (auch und gerade im öffentlichen Bereich) bestehen archivische Aufbewahrungsfristen von über Hundert Jahren und manchmal sogar (bei Originalurkunden von kultureller oder historischer Bedeutung) zeitlich unbeschränkt.
2. Archivierung im eher umgangsprachlichen Sinne, so wie er auch in der DMS-Branche verwendet wird, ist gleichzusetzen mit der manipulationsgeschützten (revisionssicheren) Ablage aufbewahrungswürdiger oder aufbewahrungspflichtiger Informationen aller Art. Die Dauer der Aufbewahrungsfrist kann wenige oder über 100 Jahre betragen. Mit anderen Worten: die Länge der Aufbewahrungsfrist ist KEIN Qualifizierungsmerkmal dieses Begriffs.
3. Technische Archivierung: Auslagerung von Daten aus Produktivsystemen mit der Möglichkeit, diese wieder in die Produktivumgebung zurückzuholen. Typischer Anwendungsfall: Datenauslagerung zur Erhöhung der Systemperformance

Attachment¹⁾

Englisch für "Anhang". Typischerweise sind damit Dateien gemeint, die einer E-Mail angehängt sind. Im DMS-Umfeld sind Attachments relevant, wenn Dokumente oder Dokumentverweise per E-Mail weitergeleitet werden. Wenn nur der Verweis (Link) weitergeleitet wird, ist der Anhang sehr klein. Die Aktivierung des Verweises initiiert dann typischerweise erst den Zugriff auf das DMS und das Retrieval des Dokumentes, auf das verwiesen wird. Der Benutzer benötigt dann aber den Zugang zum DMS, um das Dokument anzeigen zu können.

Attribut¹⁾

Merkmal, Eigenschaft, Beschreibung. "Attribut" wird im DMS-Umfeld häufig auch synonym für "Indexwert" bezeichnet. Attribute eines Dokumentes sind z.B. die Dokumenten-ID, das Erfassungs-datum, der Dokumententyp, das absolute oder relative Löschdatum etc.

Audit Trail¹⁾

Mechanismen zur Protokollierung der Interaktionen mit Aufzeichnungen (Records), um den Zugriff auf diese Aufzeichnungen innerhalb eines Systems während oder nach dem Zugriff zu dokumentieren. Audit Trails dienen auch dazu, unerlaubte Zugriffe, Löschungen, Änderungen, Manipulationen an Dokumenten, Unterlagen oder anderen Aufzeichnungen nachvollziehen zu können.

Barcode¹⁾

Ein Barcode ist eine Aneinanderreihung von binären Informationen. Die vertikalen, dunklen Striche unterschiedlicher Breite eines Barcodes nennt man „Balken“ und die hellen Zwischenräume „Lücken“. Balken und Lücken werden zusammen als „Elemente“ bezeichnet. Es gibt verschiedene Barcodetypen, die unterschiedliche Zeichensätze unterstützen. Je nach Kombination von Balken und Lücken werden die verschiedenen Zeichen innerhalb eines Barcodes dargestellt. Die Daten in einem Barcode sind lediglich Referenznummern, anhand derer der Computer einen entsprechenden Datensatz auf einem elektronischen Datenträger identifizieren kann. Im Normalfall enthält ein Barcode keine beschreibenden Daten, wie z.B. vollständige Texte. Erst die mehrdimensionalen Barcodes (z.B. PDF417) können mehr als nur eine ID-Nummer enthalten. Mit ihnen lassen sich komplette Texte, Datenbank-Records und Indexstrukturen abbilden.

Barcode-Erkennung¹⁾

Die Erkennung eines Barcodes wird durch einen Fotosensor innerhalb eines Barcode-Erfassungs-gerätes durchgeführt. Wird z.B. ein Barcode-Scanner über den Barcode gezogen, so wird die Lichtquelle des Scanners von den dunkeln Balken absorbiert (hohes elektrisches Signal), während sie von den hellen Zwischenräumen reflektiert wird (niedriges elektrisches Signal). Ein Fotosensor im Scanner empfängt das  reflektierte Licht und ein Decoder konvertiert es in elektrische Signale, die dann in binärer Form an einen Computer übertragen werden können. Grundsätzlich ist das Ergebnis der Barcode-Erkennung immer abhängig von der Scannerqualität. Meistens genügen 200 dpi für eine fehlerfreie Erkennung. Für Scans < als 150 dpi sollten die Barcodes sauber gedruckt sein. Zu empfehlen sind Barcodes mit einer geringen Dichte (z.B. Code 2/5). Auf jeden Fall sind alle Barcodes vor ihrem Einsatz zu testen.

Batch Scanning¹⁾

Batch (Engl. für Stapel) bedeutet in der Übersetzung zwar das Einscannen als Stapel, das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass immer ein kompletter Stapel eingezogen und gescannt wird. Es kann ebenso sein, dass die Erfassungslösung im Batch-Modus arbeitet, die Dokumente jedoch trotzdem einzeln zugeführt werden. Batch-Modus kann auch bedeuten, dass alle Dokumente, die in diesem Stapeljob erfasst werden, bestimmte Stapelmerkmale erben. Solche Merkmale sind die Dokumentklasse, das Indexprofil, das Löschbarkeitsdatum und andere Merkmale, die für alle Dokumente des Stapels zutreffen. Einige Erfassungslösungen verwalten die noch nicht final frei gegebenen Dokumente in einer proprietären Stapelstruktur um noch Seitenkorrekturen und andere Eingriff vornehmen zu können. Erst bei Übergabe an das Archivsystem werden dann die endgültigen PDF- oder TIFF-Dokumente erzeugt.

Cache¹⁾ 

Schneller Zwischenspeicher zur redundanten, aber Performance-steigernden Ablage. In Archiv-systemen dienen Magnetplatten häufig als Cache-Speicher für die relativ langsamen Jukeboxen oder andere Wechselsysteme (z.B. Bandsysteme), um die Zugriffszeiten auf häufig benötigte Dokumente zu verkürzen.

Certification Authority¹⁾

Eine Instanz, welche das Zertifikat für eine elektronische Signatur ausstellt. Sie wird auch als Trust-Center bezeichnet.

Check-In¹⁾

Beschreibung eines Prozesses, bei dem ein Dokument in ein elektronisches Dokumentenmanagement System mit den notwendigen Metadaten abgelegt wird. Man kann 2 unterschiedliche Szenarien unterscheiden: a) Check-In als neues Dokument; b) Check-In als geändertes Dokument (neue Version) nach einem vorherigen -> Check-Out.

Check-Out¹⁾

Beschreibung eines Prozesses, bei dem ein bereits existierendes Dokument durch einen Anwender aus einem elektronischen Dokumenten Management System als Kopie für einen Änderungsvorgang angefordert wird. Dabei wird typischerweise eine Sperre für die Bearbeitung durch weitere Benutzer gesetzt und diesen lediglich ein Lesen erlaubt. Die gesetzte Bearbeitungssperre kann nur über einen Check-In oder Abbruch der Bearbeitung (Cancel Check-Out) wieder aufgehoben werden.

CMS (CM)¹⁾

Content Management System - steht für alle Systeme, die den Lebenszyklus von "Content" (nicht nur Webseiten-Inhalt (WCMS), sondern z.B. auch Archivinhalt) von der Erfassung, Indexierung, Veröffentlichung, Aufbewahrung etc. unterstützen.

Compliance

Einhaltung von Bestimmungen. Compliance fasst all jene Anforderungen zusammengefasst, die Unternehmen beim Umgang und vor allem bei der Bereitstellung und Archivierung von Dokumenten zu beachten haben. Es gibt viel gesetzliche und regulatorische Vorschriften für aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente. Je größer und internationaler ein Unternehmen ist, umso wichtiger sind die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, kurz GDPdU, die sich wiederum auf die GoBS, die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ berufen. 

Data Mining¹⁾

Data Mining bezeichnet Verfahren, die mittels mathematischer und statistischer Analysewerkzeuge versuchen, signifikante Muster oder Abweichungen aus sehr großen Datenmengen zu erkennen. Im Zusammenhang mit DMS ist Data Mining relevant, weil es einen verschwimmenden Grenzbereich zu den COLD- und Report Mining Systemen gibt, die nach häufigem Sprachgebrauch den DMS-Technologien zugerechnet werden.

DB¹⁾

Database, Datenbank. Jedes DMS verfügt im Kern über eine Datenbank, um die Dokumente zu identifizieren und zu kategorisieren. Es kommen sowohl relationale als auch Volltextdatenbanken zum Einsatz. Letztere nicht nur für die inhaltliche Indexierung, sondern manchmal auch zur Verwaltung von Metadaten statt einer relationalen Datenbank.

DMS¹⁾

Dokumenten Management System. Häufig verwendeter Oberbegriff für informationstechnische Systeme zur Verwaltung von Dokumenten. Umfasst häufig die Definitionen für Archivsysteme.

Doc-ID oder Dok-ID¹⁾

Dokumenten-ID. Eindeutige Dokumentennummer in einem DMS. Die Dok-ID kann von der eigentlichen Objekt-ID, weil sich ein Dokument aus mehreren zu speichernden physischen Objekten zusammensetzen kann. Das war früher bereits bei den Single-Page-TIFF-Dokumenten der Fall und gilt heute auch bei Webseiten und ggf. anderen Konstrukten. 

Dokument¹⁾

Das heutige Verständnis zum Begriff "Dokument" geht über die klassische Definition als "Schriftstück" mit Beweis/Urkundencharakter weit hinaus und umfasst auch rechnererzeugte Individual- und Massenausgangsdokumente sowie Listen, Reports, und ggf. auch Objekte, die keine Zeichen sondern Audio- oder Videoinhalte besitzen.

DOMEA¹⁾

Dokumenten Management und Elektronische Archivierung. Organisationskonzept und Leistungs-verzeichnis der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik (KBSt) für die elektronische Vorgangsbearbeitung in öffentlichen Verwaltungen mit den Schwer-punkten: Schriftgutverwaltung, Elektronische Aktenablage und Vorgangsbearbeitung.

DTS¹⁾

Digital Time Stamp Service. Ein Netzdienst, welcher einen digitalen Zeitstempel zurückliefert. Ein solcher wird zuweilen zur Beurkundung oder zum Sicheren Nachweise der Unveränderbarkeit digitaler Dokumente benötigt.

ECM¹⁾

Enterprise Content Management. Über DMS hinausgehender Begriff, der alle relevanten Informationsobjekte eines Unternehmens umfasst und nicht nur diejenigen, die sich als Dokument definieren lassen. In ECM-Lösungen würden also auch Buchungsrecords in einer Kundenakte als Bestandteil der Lösung definiert werden, obwohl ein Datensatz von den meisten Fachleuten nicht als "Dokument" definiert würde. Der Begriff Enterprise steht aber auch für den abteilungs-übergreifenden Ansatz. Es sollen ALLE in einer Unternehmung (oder einer Organisation, einer Behörde) relevanten Content-Objekte betrachtet werden und nicht nur Insellösungen.

Erschließung¹⁾

Dieser Begriff bezeichnet alle Beschreibungen von Dokumenten: Kategorisierung und Verschlag-wortung mit kontrolliertem Vokabular bis zur Erschließung durch Stichwörter mit unkontrolliertem, offenem Vokabular.

Freitextsuche¹⁾

Die Suche wird nicht auf bestimmte Felder sondern in allen Feldern gleichzeitig durchgeführt. Der Suchende muss daher nicht wissen, in welchem Datenfeld eines Datensatzes der Ordnungsbegriff gespeichert wurde.

GDPdU¹⁾

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Im Schreiben vom 17. Juli 2001 (es gab auch eine Vorläuferversion vom Oktober 2000) des Bundesfinanzministeriums an die obersten Finanzbehörden der Länder werden hier Regeln für die Außenprüfungen ab dem 1. Januar 2002 definiert, dem Termin ab dem die neue Abgabenordnung in Kraft trat.

GoB¹⁾

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind sowohl geschriebene als auch ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung in Unternehmen. Sie ergeben sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden.

GoBS¹⁾

Grundsätze ordnungsgemäßer IT-gestützter Buchführungs-Systeme. Die GoBS wurden von der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung erarbeitet und mit einem zugehörigen BMF-Schreiben, veröffentlicht mit BMF-Schreiben vom 7. November 1995, IV A 8 - S 0316 - 52/95- BStBl 1995 I S. 738. Die Referenzierung GoBS bezieht sich in der Regel auf beide Dokumente, die eigentlichen GoBS und das BMF-Begleitschreiben.

Header¹⁾ 

Im DMS-Umfeld wird der Begriff "Header" häufig im Zusammenhang mit Dateiformaten wie z.B. TIFF gebraucht, die eine beschreibende und eine Inhaltskomponente haben. Zum Beispiel sind im TIFF-Header beschreibende Merkmale zum Inhalt untergebracht wie Auflösung, Farbformat, und andere.

Hyperlink¹⁾

Ein Hyperlink ist eine Verknüpfung in einem Dokument (z.B. einer Webseite), die auf eine andere Textstelle, ein anderes Dokument oder eine andere Ressource verzweigt.

ICR¹⁾ 

Intelligent Character Recognition bzw. Image Character Recognition. Allgemeiner Oberbegriff für Methoden zur Erkennung oder Klassifizierung von Dokumenteninhalten ergänzend zur reinen OCR-Erkennung. Neben der reinen Zeichenerkennung werden weitere Referenzinformationen, ggf. Feld- und Formulardefinitionen oder externe Datenbanken herangezogen, um Interpretationsfähigkeit und Trefferrate zu erhöhen.

IDEA¹⁾

Interactive Data Extraction and Analysis. Prüfsoftware, mit der die Finanzbehörden die Außen-prüfer ausgestattet haben. Mit der IDEA-Software werden Analysen der nach Z3 überlassenen Daten durchgeführt. Der IDEA-Beschreibungsstandard definiert ein XML-Format für die Strukturierung, Übergabe und Speicherung von Daten, die mit IDEA direkt verarbeitet werden können.

Index¹⁾

Im Unterschied zum Begriff Index in der Datenbank-Technologie ist hier ein Merkmal eines Dokumentes gemeint. Synonym zu "Attribut" oder "Schlüssel". Indices eines Dokumentes können sein: die Dokumenten-ID, das Erfassungsdatum, das absolute oder relative Löschdatum etc. oder - in einer Volltextdatenbank - auch die Dokumentinhalte, wie z. B. die Substantive (z.B. das Wort "Löschdatum" in diesem Erläuterungstext, nicht aber Stoppworte wie "in, aber, zu, ein, eines" etc.).

IQAkten

Themenlösungen von IQDoQ.

Mit der IQAkte Personal - der digitalen Personalakte von IQDoQ - werden sämtliche Dokumente einer Personalakte effizient digital verwaltet. Mehrere Personalsachbearbeiter/innen können dabei zeitgleich und standortübergreifend dieselbe Akte einsehen und bearbeiten, so dass der verlustanfällige manuelle Transport von Akten entfällt.
Bei der Entwicklung der IQAkte Personal wurde besonderer Wert auf einen hohen Bedienkomfort für den Anwender gelegt. Damit ist eine schnelle Einarbeitung und hohe Benutzerakzeptanz gewährleistet. Dokumente werden - wie in einer Papierakte - in Registern verwaltet und virtuelle Aktendeckel fassen die wichtigsten Mitarbeiterinformationen auf einen Blick zusammen. Dokumente können sowohl durch das gezielte Zugreifen auf ein Register, als auch durch schnelles Durchblättern der Akte gefunden werden.
Der Nutzen der IQAkte Personal liegt vor allem in zusätzlichen Suchmöglichkeiten und der Optimie-rung von Prozessen und Abläufen in der Personalabteilung: So kann auch aktenübergreifend beispielsweise in einem bestimmten Register gesucht werden oder Dokumente mit Hilfe der Volltextsuche anhand ihres Inhalts gefunden werden. Das integrierte Prozessmanagement unterstützt die Arbeitsabläufe in der Personalabteilung von der Dokumenterstellung, über die Bearbeitung, Freigabe und Wiedervorlage bis gegebenenfalls zur Vernichtung. Auch komplexe Abläufe wie Lauflisten und das Bewerbermanagement kann die IQAkte Personal abbilden.

Kategorisierung¹⁾

Zuordnung eines Dokumentes zu einem bestimmten Themenbereich. Ein Beispiel für eine umfassende Systematik zur Kategorisierung sind die Sachgruppen der Deutschen National-bibliothek, die Klassifikation der Library of Congress u.a. Wie beim Schlagwortkatalog wird ein geschlossenes Vokabular verwendet. Im Zusammenhang mit DMS werden typischerweise Kategorien gebildet, die den am häufigsten vorkommenden Geschäftsdokumenttypen entsprechen. In der Regel wird ein sehr kleines geschlossenes Vokabular gebildet (Rechnungen, Lieferscheine, Neuanträge, Vertragsänderungen, sonstiger Schriftwechsel), weil eine große Zahl an Kategorien die Erfassung erschwert und fehleranfällig macht.

KMS (KM)¹⁾

Knowledge Management System. Verfahren und Systeme, um das Know-How im Unternehmen für mehr Mitarbeiter zugreifbar zu machen. KMS umfasst Segmente wie e-Learning, Collaboration, Dokumenten Management/Dokumentenarchivierung, Report Mining, Internet-Portale, Data Warehouse und andere Technologien, die helfen sollen, das bei den Mitarbeitern und in den Informationssystemen vorhandene Wissen anderen (Mitarbeitern, Partnern, Externen) zur Verfügung zu stellen. Es geht nicht nur um die Verwaltung (im Sinne von Sicherung) des Rohstoffs "Wissen", sondern auch um die Schaffung, Verteilung und Verfügbarmachung. KMS-Projekte müssen auch organisatorische, kulturelle und psychologische Aspekte (wie bringt man den Mitarbeiter dazu, sein Wissen zu teilen?) berücksichtigen.

Metadaten¹⁾

Metadaten sind Informationen, die andere gespeicherte Informationen beschreiben. In einem ECM/DMS wird ein Dokument z.B. durch Metadaten wie Dokumententyp, Eingangsdatum, Vertragsnummer etc. beschrieben.

MoReq¹⁾

Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq ist ein modellhafter Anforderungskatalog für ein elektronisches Records Management System, erarbeitet im Auftrag der Europäischen Kommission, mittlerweile verfügbar in der Version 2.

NCI¹⁾

Non-Coded Information. Dokumente, deren Informationen nur als Bitmap bzw. Rasterbild vorliegen. Beispiele für NCI sind gescannte Textseiten, die zwar immer noch lesbar sind (die Information also immer noch da ist), die Zeichenkodierung aber durch das Scannen verloren geht. Statt dessen hat man beim Scannen ein Rasterbild in einem Format wie beispielsweise TIFF, JPEG etc. erzeugt.

OCR¹⁾

Optical Character Recognition. Ursprünglich Name für Verfahren zur Erkennung genormter Schriften wie OCR-A (nur Großbuchstaben) und OCR-B (Groß- und Kleinbuchstaben) über optische Leseeinheiten. Heute steht der Begriff allgemeiner für die Erkennung von maschinell oder auch handschriftlich aufgebrachten Zeichen aus einem Rasterbild. Die erkannten Zeichen werden in Zeichencode (ASCII oder ISO-8859) gewandelt und stehen somit für eine maschinelle Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Overlay¹⁾

Im DMS-Umfeld wird mit Overlay typischerweise eine Methode bezeichnet, mit der eine Abbildung, die häufig unverändert vorkommt (z. B. ein Rechnungsformular) mit individuellen Daten (z. B. den individuellen Werten der Rechnungsempfänger) beim Retrieval auf Bildschirm oder Drucker übereinander gelegt werden. Damit wird vermieden, dass die bildlichen Informationen des Formulars mehrfach gespeichert werden. Speicher- und Übertragungskapazität werden somit reduziert. Nachteil: die getrennte Verwaltung von Daten und Formular erzwingt komplexere Systeme, der Austausch und Transport einzelner Dokumente ist nur nach Zusammenführung beider Komponenten sinnvoll.

PDF¹⁾

Portable Document Format, entwickelt von Adobe und 1993 vorgestellt. PDF basiert auf Postscript und erlaubt die plattformunabhängige Erstellung und Verteilung von Dokumenten, gerade auch bei grafisch anspruchsvollen Inhalten. PDF ist ein Containerformat, es kann sowohl CI- (zum Beispiel Texte) als auch NCI-Komponenten (zum Beispiel TIFF oder JPEG-Bilder) beinhalten. PDF-Viewer sind kostenlos und für alle gängigen Client-Plattformen verfügbar. PDF entwickelt sich zunehmend zum dominierenden Format auch im Archivumfeld, weil neben der universellen Verfügbarkeit des Formates mit PDF/A ein von der ISO verabschiedeter Standard auf PDF-Basis für die Langfristarchivierung verfügbar ist.

PDF/A(rchive)¹⁾

Kurzbezeichnung für die ISO-Norm 19005-1 "ISO 19005-1, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)". PDF/A wurde als Dokumentenformat für die Langzeitarchivierung konzipiert. Teil 1 der ISO-Norm basiert auf PDF Version 1.4 und macht Vorgaben zu erlaubten und verbotenen Inhalten eines PDF-Dokumentes. Die ISO-Norm wurde im September 2005 veröffentlicht. Die Spezifikation unterscheidet im Teil 1 die Varianten a und b. Variante a beinhaltet zusätzliche Funktionen zur Textextraktion wie PDF Tagging um den barrierefreien Zugang zu ermöglichen. Derzeit August 2008) unterstützen die meisten Produkte PDF/A 1-b.

PK-DML²⁾

Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen. Der vom VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) aus der Praxis abgeleitete Kriterienkatalog dient als Basis für den Nachweis eines revisionssicheren Umgangs mit Dokumenten und Daten bei Dokumenten- und Enterprise Content- Management- Lösungen.

Themen sind unter anderem: Elektronische Signaturen, der Umgang mit geschäftlichen E-Mails, Teilzertifizierungen und Outsourcing. Die PK-DML bilden einen wichtigen Baustein, um Betriebs- und Haftungsrisiken zu minimieren und um Gesetze und Rechtsvorgaben zu erfüllen, die sich z. B. aus Compliance- Anforderungen ableiten.

Public Key Infrastructure¹⁾

PKI, auch als asymmetrische Kryptografie bezeichnet, ist ein Verschlüsselungsverfahren, bei dem jeder Benutzer ein Schlüsselpaar erhält, welches die sichere Signatur, Verschlüsselung und Verteilung elektronischer Nachrichten erlaubt. Der eine Schlüssel ist der "Public Key", den der User offen zugänglich macht. Der zweite Schlüssel, der "Private Key", ist streng geheim und nur dem User selbst zugänglich. Als sicherstes PKI-Verfahren gilt das von einem kalifornischen Unternehmen gleichen Namens entwickelte RSA, benannt nach den vermeintlichen Erfindern und Unternehmensgründern Rivest, Shamir und Adleman. Erst seit einigen Jahren ist bekannt, dass englische Wissenschaftler bereits vorher eine derartige Technologie entwickelt hatten, was aber aus Geheimhaltungsgründen nicht veröffentlicht wurde.

Rendition¹⁾

Ausprägung. Ein Dokument kann in einer Ablage in mehreren Ausprägungen vorliegen (z. B. als Word-Dokument und zusätzlich als PDF- oder TIFF-Dokument oder als deutsche und englische Version).

Repository¹⁾

Dokumenten- oder Objektbestand. Im Zusammenhang mit einem DMS bezeichnet man dasjenige Teilsystem als Repository, das für die Verwaltung der physischen Dokument-Bestände verantwortlich ist.

Retention Period¹⁾

Zeitdauer, innerhalb derer eine Aufzeichnung nicht gelöscht werden darf. DMS/ECM- und Records Management-Systeme verfügen über Funktionen, die die gespeicherten Objekte in dieser Zeit schützen. Regulatorische Anforderungen verlangen zunehmend die Dokumentation innerhalb der Verfahrensdokumentation, dass diese Aufbewahrungsfristen im System wirksam beachtet werden.

Retrieval¹⁾

Suchen bzw. Wiederauffinden von Informationen, in der Regel mittels eines Rechners und eines entsprechend organisierten systematischen Verfahrens.

Revisionssichere Archivierung¹⁾

Nach den "Grundsätzen der elektronischen Archivierung" des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) werden solche elektronischen Archivsysteme als revisionssicher bezeichnet, die den Anforderungen der §§ 146, 147 AO, §§ 239, 257 HGB sowie der GoBS vollständig entsprechen. Der Begriff "Revisionssicherheit" ist gesetzlich nicht verankert und es existiert keine offizielle Zertifizierung für "revisionssichere" Archivsystemprodukte.

Selbsttragendes Archiv¹⁾

Mit dem Begriff wird häufig die Möglichkeit verstanden, ein Subset aus einem DMS oder einem Archiv zu erzeugen und mit sämtlichen zur Recherche und Reproduktion notwendigen Daten und Metadaten auf ein Medium zu bringen, um dieses außerhalb des DMS bzw. des Archivs ohne Zugriff auf das DMS/Archiv nutzen zu können.

Signatur (elektronisch, digital)¹⁾

Unter einer elektronischen (synonym: digitalen) Signatur versteht man ein Verfahren, welches es erlaubt sich zu Authentifizieren und mit Hilfe dieser elektronischen Unterschrift Willenserklärungen abzugeben. Nach dem Grad der Sicherheit (bzw. Verlässlichkeit der Willenserklärung) unterscheidet man einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Einfache Signaturen sind zum Beispiel die einfache Mail-Signatur. Hier wird eine Absenderangabe nur behauptet. Die Richtigkeit dieser Angabe ist nicht prüfbar. Eine solche Signatur ist bestenfalls ein Augenscheinsbeweis, hat aber im Zweifel keinerlei Beweiskraft. Bei einer fortgeschrittenen Signatur kommen bereits technische Verfahren wie Verschlüsselung etc. zum Einsatz, die es dem Empfänger ermöglichen, den Wahrheitsgehalt zu prüfen. Im Unterschied zur qualifizierten elektronischen Signatur sind diese Verfahren aber nicht bundeseinheitlich geregelt. Es fehlen vor allem die behördlich zertifizierten Trust-Center, die bei einer qualifizierten
elektronischen Signatur die erforderliche Prüfung der Schlüsselinhaber und die gem. dem deutschen Signaturgesetz geforderten technischen und organisatorischen Verfahren zur Bereitstellung der Zertifikate und Schlüssel sowie der Verwaltung dauerhaft zur Verfügung stellen. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist in Deutschland der eigenhändigen Unterschrift mit sehr wenigen Ausnahmen (z.B. Testament) gleichgestellt. Das Thema ist DMS-relevant, weil signierte Dokumente in einem DMS aufbewahrt werden müssen.

Single Instant Storage¹⁾

Bezeichnet die Fähigkeit eines Systems, zu erkennen, dass bestimmte Speicherobjekte (Dateien oder Datenblöcke) mehrfach vorkommen. Diese Mehrfachinstanzen werden reduziert, indem ein solches Objekt nur einmal gespeichert wird und die anderen Instanzen durch Verpointerung nur noch referenziert werden müssen. Dieses Verfahren gibt es auf File-System-Ebene oder auch im DMS/Archivumfeld als Bestandteil der Speicher- oder Anwendungsschicht.

Thumbnail¹⁾

Kleine Voransicht eines Dokuments bzw. dessen erster Seite.

TIFF¹⁾

Tagged Image File Format. Entwickelt von Aldus 1986 unter Beteiligung anderer Firmen (Microsoft, HP u. a.). 70 Tags zur Beschreibung der Eigenschaften wie z.B. Kompressions-algorithmus, Anzahl Bits per Pixel, Anzahl vertikale und horizontale Pixel. Seit TIFF Version 5.0 werden 5 Coding-Schemata unterstützt: CCITT G3, Fax G3, Fax-kompatibles CCITT G4, LZW und PackBit. Entwickler können TIFF um eigene Tags erweitern. TIFF-Dateien können nicht immer von jedem TIFF-Viewer gelesen werden, weil die Flexibilität der TIFF-Spezifikationen unterschiedliche Kompressionsalgorithmen erlaubt. Derzeit aktuelle Version ist 6.0, gültig seit Juni 1992.

TWAIN¹⁾

TWAIN ist eine Non-Profit-Organisation, bestehend aus mehreren Herstellern wie z.B. Bell&Howell, Canon, Eastman Kodak, Fujitsu, Hewlett-Packard, Kofax, Ricoh u.v.a. Hervorgegangen aus einem Scanner Round Table von 1992 mit dem gemeinsamen Ziel, ein Protokoll und ein API für die Kommunikation zwischen Bilderfassungsgeräten (Scanner, Kameras etc) und Software zu entwickeln.
Die Herkunft der Abkürzung ist unklar. Versionen sind:
- Toolkit without an important name
- Standard without an important name
TWAIN-gesteuerte Scanning-Software fand sich in der Vergangenheit fast nur im Consumer- und Low-Volume-Bereich. Die TWAIN-Organisation verfolgte aber das ausdrückliche Ziel, auch im Medium- und High-Volume-Bereich Verbreitung zu finden.

Verbunddokument¹⁾

Ein logisch zusammengehörender Verband unterschiedlicher Dokumentformate (Text, Image, Vektorgrafik).

Verfahrensdokumentation¹⁾

Die Verfahrensdokumentation nach GoBS dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung und der GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den §§ 239, 257 HGB, aus denen die Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen, sowohl in Papier als auch in elektronischen Archivsystemen abgeleitet sind. Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.

Versionsmanagement¹⁾

Verwaltung der im Laufe des Lebenszyklus eines Dokumentes entstehenden Versionen. Kann sich auch auf Programme oder Quellcode beziehen.

Volltextdatenbank¹⁾

Eine Volltextdatenbank dient hauptsächlich der Indexierung der Dokumentinhalte und nicht nur ihrer Metadaten. Somit sind auch Inhaltssuchen möglich. Fast alle EDM/DMS-Lösungen erlauben neben der strukturierten Indexierung (in relationalen oder anderen Datenbanken zur Verwaltung der Metadaten) auch die Nutzung der Volltextindexierung.

WCM¹⁾

Web Content Management. WCM-Systeme erleichtern neben der eigentlichen Website-Verwaltung auch das Publizieren von Dokumenten im Web, indem sie Werkzeuge zur Erfassung, Kontrolle, Sicherung und Veröffentlichung von Web-Seiten anbieten. DMS-relevant, weil DMS-Lösungen entweder als Content- Quelle für WCM-Systeme fungieren oder selbst zunehmend um diese Funktionen erweitert werden, sodass die DMS-Anbieter entweder CM-Funktionen selbst entwickeln oder mit CM-Herstellern kooperieren.