Archivierung
Die revisionssichere Archivierung ist ein wichtiger Bestandteil der Compliance. Somit gehört sie zu den Kernaspekten des Enterprise Content Managements mit HyperDoc®. Für die Zukunfts- und Investitionssicherheit eines Dokumentenmanagement - Systems ist diese Funktionalität unabdingbar.
Compliance - Gesetzliche Vorschriften zur Archivierung
Grundsätzlich besteht für Unternehmen, die elektronische Daten erzeugen oder empfangen, die Pflicht zur Einhaltung der Compliance - der Vorschriften für Datensicherheit, Datenverfügbarkeit und Datenschutz. Geregelt wird die Compliance durch verschiedene EU-Richtlinien und nationale Gesetze.
Hierzu gehören beispielsweise die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die seit dem 1. Januar 2002 die Archivierungspflicht für solche Unternehmen vorschreiben, die steuerlich relevante Unterlagen versenden oder empfangen. Weitere Vorschriften sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchhaltungssysteme (GoBS) definiert.
Nach diesen Vorschriften müssen steuerlich relevante Belege elektronisch archiviert und über einen Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher und manipulationssicher aufbewahrt werden. Im Falle einer Steuerprüfung muss es möglich sein, die Daten auf einen Datenträger zu kopieren und dem Prüfer auszuhändigen, damit er sie mit dem System der Finanzverwaltung auswerten kann.
Archivierung mit HyperDoc®
Durch die Nutzung von HyperDoc® sind Sie in der Lage, einen hohen Grad Ihrer Dokumente gemäß den Anforderungen der Compliance zu archivieren. Alle relevanten Dokumente und Belege können im elektronischen Archiv mit einer hohen Revisions- und Manipulationssicherheit aufbewahrt werden. Dies gilt für Dokumente in Papierform, Office-Dokumente, Fax- oder E-Mail-Sendungen ebenso wie für Dokumente, die in ERP- oder anderen Fachanwendungen generiert wurden.
Die Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente und der Schutz vor Missbrauch sind durch die Anwendung von Verschlüsselungstechnologien einschließlich einer elektronischen Signatur gewährleistet. Die Authentifizierungsverfahren können durch ein Chip-Karten-System oder gar durch Abfrage biometrischer Eigenschaften ergänzt werden.
Die Erfassungs-, Recherche- und Workflow-Szenarien lassen sich vollständig an die Anforderungen Ihrer Fachabteilungen anpassen. Die Daten können auf unterschiedlichen Speicherlösungen archiviert werden, z. B. auf Festplatten, optischen Medien, RAID-Systemen oder Tape-Libraries.