E-Mail-Management

Dass auch E-Mails den Anforderungen der Compliance unterliegen, ist immer noch wenig bekannt. Das Enterprise Content Management von HyperDoc® übernimmt das E-Mail-Management und die E-Mail-Archivierung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.

Auch E-Mails müssen gemäß der Compliance  archiviert werden. Dabei sind nicht nur steuerliche Vorschriften wie die GDPdU zu beachten, sondern auch Bestimmungen des Datenschutzes, insbesondere wenn es sich um personalrechtlich relevante E-Mails handelt.

HyperDoc® bietet Ihnen die Möglichkeit, das E-Mail-Management gesetzeskonform in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Durch Einsatz von HyperDoc®-Link for E-Mail (Domino bzw. Notes) oder HyperDoc®-Link for E-Mail (Exchange bzw. Outlook) kann die E-Mail-Archivierung direkt vom jeweiligen Server oder individuell durch den Anwender durchgeführt werden. Die Vorteile:

• Die Compliance-Anforderungen an die E-Mail-Archivierung werden erfüllt.
• Die Funktionalitäten des Dokumentenmanagement - Systems werden mit denen eines E-Mail-Systems kombiniert.
• E-Mails können Akten und Vorgängen direkt zugeordnet werden.
• Die Mails sind vor unbeabsichtigtem Löschen geschützt.
• Die Wirtschaftlichkeit der Datenspeicherung wird verbessert.
• Der Zeitaufwand für Administration und Datensicherung reduziert sich.
• Die Mail-Server werden deutlich entlastet.

Das E-Mail-Management erfolgt nach Regeln, die für jede Abteilung gesondert definiert werden können. So ist z. B. ein sofortiges Archivieren möglich oder ein Archivieren nach Ablauf eines gewissen Zeitraumes. Die Archivierung kann in bestimmten Zeitabständen automatisch durchgeführt werden oder aber ereignisorientiert, z. B. bei Überschreitung eines bestimmten E-Mail-Volumens.

Bei der Archivierung werden die E-Mails indiziert, so dass sie über eine Volltextrecherche im Archiv aufgefunden werden können. Suchkriterien sind neben Inhalten des Mail-Bodys, Attribute wie Empfänger, Betreff, Absender, Empfangsdatum oder Anhänge.

Ein beachtenswerter Aspekt ist neben den Vorteilen der serverseitigen E-Mail-Archivierung auch die Tatsache, dass die Aussage- und Beweiskraft einer E-Mail von dem Kontext abhängt, in dem sie erstellt wurde. E-Mails sollten daher immer in einen Sachzusammenhang gestellt werden. Dies ist durch die Zuordnung von E-Mails zu Akten und Vorgängen gegeben.