Dokumentenmanagement mit HyperDoc®

Das Dokumentenmanagement mit HyperDoc® umfasst alle Bestandteile, die den Lebenszyklus elektronischer Dokumente markieren: Von der Erfassung bzw. Entstehung von Dokumenten über die Verarbeitung, Recherche und Auslieferung bis hin zur Langzeitarchivierung.

In jeder Phase des dokumentenbasierten Workflows werden die Anforderungen des Unternehmens, die spezifischen Aufgabenstellungen der Fachabteilungen und die Anforderungen der Compliance beachtet.

• Erfassung: Die eingehenden Dokumente werden digital erfasst, Volltext-indiziert und im elektronischen Archiv abgelegt. Mit Hilfe von Suchbegriffen werden sie innerhalb von Sekunden gefunden und auf dem Bildschirm angezeigt.
• Verarbeitung: Die Dokumente werden automatisch weitergeleitet, die Workflows der Fachabteilung elektronisch abgebildet. Zur Bearbeitung werden die Dokumente ausgecheckt, wodurch sie für andere Benutzer gesperrt sind. Eine Versionierung dokumentiert jeden Bearbeitungsschritt. Strukturiert werden die Dokumente durch Ablage in digitalen Akten, die über mehrere Ebenen verfügen können und gemäß den Anforderungen der Fachabteilungen angelegt werden.
• Recherche und Auslieferung: Umfangreiche Recherchefunktionen ermöglichen die Index-Suche und die hierarchische Suche. Zur Index-Suche werden Suchbegriffe in die Felder einer Eingabemaske eingegeben. Als Ergebnis werden alle Dokumente aufgelistet, die den Suchkriterien entsprechen. Die hierarchische Suche erfolgt über die Auswahl eines Ordners im Verzeichnisbaum und ermöglicht den Zugriff auf die in dem Ordner abgelegten Dokumente.
• Archivierung: Die Speichermedien, die zur Archivierung gewählt werden, richten sich nach Datenvolumen, Sicherheitsanforderungen, Komplexität der Anwendung und dem Kostenrahmen. Alle angebotenen Archivierungskomponenten erfüllen die Bedingungen, die an die Revisionssicherheit gestellt werden, und schützen die archivierten Dokumente vor Manipulation.