Workflow
Die Wirtschaftlichkeit der elektronischen Vorgangsbearbeitung steht im Vordergrund der HyperDoc®-Lösungen. Auf Basis digitaler Akten sind die Fachabteilungen in der Lage, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Die administrativen Aufgaben des Dokumentenmanagements erledigen die ECM-Funktionalitäten von HyperDoc® automatisch für Sie.
Workflows müssen schnell und fehlerfrei ablaufen, damit die Wirtschaftlichkeit der Geschäftsprozesse gewährleistet ist. Hierbei bietet sich der Einsatz eines Dokumentenmanagement - Systems an, um die zügige Abfolge der einzelnen Schritte und die Qualität der Arbeit zu sichern.
Die Workflows einer HyperDoc®-Lösung bilden die dokumentbezogenen Vorgänge von Fachabteilungen ab. Für die Bearbeitung der Dokumente werden Regeln aufgestellt und für die Sachbearbeiter Aufgaben analog der Organisationsstruktur definiert. Der zuständige Sachbearbeiter wird eingeschaltet, wenn es eine inhaltliche Entscheidung zu treffen gilt.
Schon die Erfassung und Weiterleitung der Eingangspost bietet mit dem Einsatz der elektronischen Post- und Rechnungsbearbeitung ein enormes Potenzial zur Reduzierung von Kosten und Zeit. Das System leitet die automatisch erfassten Dokumente über digitale Postkörbe direkt an die zuständigen Sachbearbeiter weiter.
Der Aufwand für die Bearbeitung großer Mengen an Dokumenten reduziert sich durch die elektronische Vorgangsbearbeitung erheblich. Fristversäumnisse und Fehler bei der Arbeit werden durch Funktionalitäten wie die Wiedervorlage oder Plausibilitätsabfragen weitgehend vermieden. Bei zeitkritischen Vorgängen in dezentralen Strukturen wird die Sicherheit, dass die Arbeitsschritte innerhalb der erforderlichen Fristen vorgenommen werden, erheblich erhöht.
Von der Geschwindigkeit und der Wirtschaftlichkeit der elektronischen Vorgangsbearbeitung mit HyperDoc® profitieren alle Abteilungen mit u. a. kaufmännischen Aufgaben, Abteilungen mit direktem Kundenkontakt, die Personalabteilung und die Rechtsabteilung.