Digitale kaufmännische Lösung mit HyperDoc®
Die Digitale kaufmännische Lösung lässt sich branchenunabhängig in die elektronische Vorgangsbearbeitung kaufmännischer Abteilungen integrieren. Sie ermöglicht die Erfüllung der Compliance – von der Einhaltung der GDPdU bis zu E-Mail Archivierung und elektronischer Signatur.
In kaufmännischen Fachabteilungen ist ein effizientes, sicheres und gesetzeskonformes Arbeiten ohne modernes Dokumentenmanagement undenkbar. Zu groß ist die Flut an Dokumenten, die erstellt oder empfangen, fristgerecht bearbeitet und digital archiviert werden müssen. Obendrein sind Compliance-Anforderungen einzuhalten, d. h. gesetzliche Vorschriften zur Erfüllung von rechtlichen Vorgaben und Regularien zur Langzeitarchivierung steuerlich oder wirtschaftlich relevanter Dokumente.
Die Digitale kaufmännische Lösung mit HyperDoc® bietet den kaufmännischen Fachabteilungen hohe Sicherheit bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung und unterstützt sie bei der Umsetzung der Compliance.
- Alle relevanten Belege werden mit einem Posteingangssystem erfasst und indiziert, so dass sie mit Hilfe von Suchbegriffen schnell im digitalen Archiv gefunden werden können.
- Die Dokumente werden automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Alle Arbeitsschritte werden elektronisch unterstützt.
- Der Sachbearbeiter behält die inhaltliche Entscheidungsfreiheit über den Vorgang.
- Mehrere Sachbearbeiter können ein Dokument gleichzeitig lesen. Zur Bearbeitung im jeweiligen Aufgabenbereich werden automatisch Versionen des Dokuments erzeugt. Die Versionen werden zu dem Originaldokument archiviert.
- Die Dokumente werden gemäß den GoBS und den GDPdU digital archiviert.
- Die Archivierung erfolgt zentral an einer Stelle im Unternehmen. Die autorisierten Mitarbeiter können jederzeit von jedem Standort aus schnell und unmittelbar darauf zugreifen.
Die Digitale kaufmännische Lösung mit HyperDoc® ist branchenunabhängig und lässt sich in die bestehende IT-Umgebung integrieren. Auch ERP-Systeme, die über keine offenen Schnittstellen verfügen, können an HyperDoc® angebunden werden.