Kundenstimmen
DPD - Skalierbares Dokumentenmanagement für die Logistik
„Wir arbeiten seit 15 Jahren mit HyperDoc®. Begonnen hatte es mit der Archivierung der Abliefernachweise für Pakete. Wir waren eins der ersten Unternehmen unserer Branche, das elektronische Systeme für die Dokumentenarchivierung einsetzte. Heute nutzen wir die Lösung für Dokumentenmanagement und Archivierung unternehmensweit – auch in der Finanzbuchhaltung, dem Vertragsmanagement und dem Personalbereich. Spezifische Prozesse in unserer Paketlogistik werden von HyperDoc® optimal unterstützt.
Das System ist sehr flexibel. Die Dynamik der Logistikprozesse können wir mit HyperDoc® optimal gestalten. Aufgrund ihrer Skalierbarkeit kann die Software an das geplante Wachstum unserer Unternehmensgruppe angepasst werden, und wir können sehr viele Möglichkeiten ausschöpfen.“
>> Martin Straub, Leiter IT Center
DELICom DPD GmbH, Aschaffenburg
Klaus Faber AG - Dokumentenmanagement in der Kabeldistribution
„Seit über 50 Jahren ist die Klaus Faber AG auf den Vertrieb elektrischer und elektronischer Kabel und Leitungen spezialisiert.
Genaue Kenntnisse des Marktes, eine innovative Logistikstruktur und modernste Technik und Datenverarbeitungssysteme machen die Klaus Faber AG zu einem der größten Kabeldistributoren Europas.
Zur direkten und indirekten Unterstützung unserer komplexen Logistik-Prozesse nutzen wird die Software HyperDoc®. In den beiden Logistikzentren, die mit modernster Technik und innovativen Datenverarbeitungssystemen ausgestattet sind, verfügen wir über ca. 135.000 Quadratmeter Freifläche, etwa 24.000 Quadratmetern Hallenfläche und 31.500 Stellplätze in Hochregalen.
Seit der Einführung im Jahr 1999 ist HyperDoc® fester Bestandteil unserer IT-Infrastruktur geworden. Mit diesem Dokumentenmanagement-System archivieren wir unternehmensübergreifend alle kaufmännisch und steuerlich relevanten Dokumente. Außerdem betreiben wir ein spezielles Archiv für die EDV-Abteilung.
Ein großer Nutzen von HyperDoc® liegt für uns darin, dass wir mit der Komponente HyperDoc®-Designer selbständig Modifikationen und Erweiterungen an den Archivierungsprozessen und -Masken durchführen können. Damit sind wir in der Lage, das System eigenständig auszubauen, um es neuen Anforderungen an die Dokumentenarchivierung anzupassen. So konnten wir beispielsweise über die WEB-Client-Schnittstelle den Zugriff aus unserem ERP-System zu den Belegen im HyperDoc® genau auf die spezifischen Geschäftsprozesse zuschneiden.
Neben den Vorteilen der effizienten Kundenbetreuung und der Zeit- und Raumersparnis durch die elektronische Archivierung ermöglicht HyperDoc® uns des Weiteren, die Anforderungen zu erfüllen, die die Compliance an uns stellt. Dieser Aspekt hat für uns - nicht zuletzt auch aufgrund unserer Zertifizierung nach ISO 9001:2000 - eine herausragende Bedeutung.“
>> Bernd Schneider, Leiter der EDV,
Klaus Faber AG, Saarbrücken
Deutsche Angestellten Krankenkasse - Dokumenten- und Outputmanagement im Versicherungswesen
"Die Aufgaben der Krankenkassen werden immer komplexer. Unser Anliegen war es daher, die Arbeitsabläufe der Fachabteilungen so zu strukturieren, dass unsere mehr als 10 000 Sachbearbeiter in den 850 Geschäftsstellen schnell auf alle benötigten Dokumente zugreifen können. Mit HyperDoc® erhalten unsere Mitarbeiter die Eingangspost gleich am Bildschirm. Die Weiterleitung an Kollegen ist mit einem Klick erledigt. Innerhalb von Sekunden haben die Sachbearbeiter bundesweit alle zu einem Vorgang gehörigen Dokumente und deren Bearbeitungsstatus im Blick. Die Geschäftsprozesse werden komfortabler und schneller, die Auskunftszeit wird reduziert und die Kundenzufriedenheit erhöht.
Für die Ausgabe der erstellten Anschreiben nutzen wir das Outputmanagement-System FormText. Die Dokumentvorlagen werden in unserer Zentrale in Hamburg erstellt. So entstehen ca. 70 Millionen Dokumente pro Jahr nach einheitlichen Vorgaben. Die Dokumente werden entweder in der Druckstraße in der Unternehmenszentrale oder auf einem Laserdrucker in der Geschäftsstelle gedruckt. Der Direktversand von der Druckstraße aus ist postoptimiert und nutzt alle Vorteile der Massenverarbeitung. Damit hat uns FormText ein enormes Einsparpotenzial beschert."
>>Andreas Strausfeld, Leiter IT-Services
DAK Deutsche Angestellten-Krankenkasse, Hamburg
Saarländische Investitionskreditbank AG
„Schlanke Geschäftsprozesse und kurze Bearbeitungszeiten sind in unserer Branche ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Die Einführung des Dokumentenmanagement Systems HyperDoc® hat uns eine ganze Reihe von Vorteilen gebracht. Früher verging oft ein ganzer Tag damit, ein Dokument im Archiv zu suchen und es zum Sachbearbeiter zu transportieren. Mit HyperDoc® findet jeder Sachbearbeiter das gewünschte Dokument innerhalb von Sekunden und kann es sofort für den Vorgang nutzen. Die Software unterstützt alle Standardfunktionalitäten zur Bearbeitung und Archivierung. So können wir die Kreditanträge unserer Kunden deutlich schneller bearbeiten. Nicht zuletzt haben wir die optimale Alternative zu unserem Papierarchiv erhalten, das aus allen Nähten platzte. Mit HyperDoc® werden alle Dokumente eingescannt und gesetzeskonform elektronisch archiviert. Damit entfallen auch die hohen Kosten, die wir bisher für die Lagerhaltung aufbringen mussten.“
>>Heinz Schlichter, Leiter der Abteilung EDV
SIKB Saarländische Investitionskreditbank AG, Saarbrücken
Weingut Gerhardt /Nierstein - Effiziente Kundenbetreuung mit HyperDoc®
„In unseren verschiedenen Unternehmensbereichen – der Verwaltung von Weingütern und Weinkellereien in den renommiertesten Lagen Rhein-Hessens, der Herstellung von Sekt, Wein und anderen Getränken sowie dem weltweiten Versand – bewältigen wir ein Aufkommen von ca. 90.000 Dokumenten pro Monat. Mit der Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System waren wir als mittelständisches Unternehmen im Jahr 1999 unserer Zeit weit voraus. Doch die Arbeit mit HyperDoc® hat uns vom ersten Tag an von der Richtigkeit unserer Entscheidung überzeugt. Ausgangsrechnungen, Schriftverkehr des Kundendienstes, Aufträge und Lieferscheine können wir GDPdU-konform im Kaufmännischen Archiv ablegen und verwalten. Die hohe Zeitersparnis beim Auffinden von Dokumenten und die enorme Platzersparnis durch die elektronische Ablage gehören zu den großen Vorteilen, die HyperDoc® uns bietet. Darüber hinaus sind wir mit HyperDoc® in der Lage, unsere Kunden stets sehr schnell und effizient zu bedienen. Das ist uns sehr wichtig, denn unsere anspruchsvollen Kunden erwarten von uns nicht nur Spitzenqualität bei den Produkten, sondern auch erstklassigen Service. Mit der Migration auf die aktuelle Version von HyperDoc® bereiten wir unser Dokumentenmanagement und damit auch unser Unternehmen darauf vor, auch bei weiterem Wachstum höchste Kundenzufriedenheit nicht nur durch unsere mehrfach prämierten Produkte, sondern auch in den dokumentenbasierten Geschäftsprozessen gewährleisten zu können.“
>> Gerhard Wallbrecht, Leiter der EDV,
Wein- und Sektkellerei Jakob Gerhardt Niersteiner Schloßkellereien GmbH & Co. KG,
Nierstein
Kolleß Gruppe - Wirtschaftsprüfer, Vereidigte Buchprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte
„Unsere Wirtschaftsprüfer- und Steuerberaterkanzlei mit rund 100 Mitarbeitern bietet ein Leistungsspektrum, das mit betriebswirtschaftlicher Beratung, Seminaren, Trainings- und Coaching-Programmen sowie Rechtsberatung weit über die klassische Steuerberatung hinausgeht. Für Unternehmen jeder Größe bieten wir Leistungsbaussteine im jeweils erforderlichen Umfang an. Unser Ziel ist es, mit unserer fachlichen Kompetenz einen wirkungsvollen Beitrag zur Erfüllung der wirtschaftlichen Ziele jedes einzelnen unserer Mandanten zu leisten.
In einem eigenen Geschäftsfeld betreuen wir die Buchhaltungsarbeiten von kleineren und mittleren Unternehmen. Unser Ziel war es, diesen Unternehmen eine effektive, transparente und arbeitsteilige Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu ermöglichen. Nach dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ sollten die Belege nicht mehr im berühmten Schuhkarton, sondern vielmehr direkt vor Ort gescannt bzw. gefaxt werden und dann via Internet in ein Dokumentenmanagement- und Archiv-System übertragen werden. Um allen Seiten die Arbeit zu erleichtern, suchten wir nach einer sicheren und einfach zu bedienenden Software-Lösung, die nicht bei den Mandanten vor Ort installiert werden musste.
Weitere unabdingbare Kriterien waren Vernetzung mit der Finanzbuchhaltung (Drilldown von der Buchung auf den Beleg), Revisionssicherheit sowie die Nutzung des Archivs durch jeden Mandanten von seinem PC aus. Die Frontends wollten wir möglichst selbst an die Anforderungen der Kleinmandate anpassen können.
All diese Kriterien erfüllte das DMS- und Archiv-System HyperDoc®, das sich problemlos mit unserer Finanzbuchhaltungs- und Controlling-Software KOLDI® (www.koldi.de) integrieren ließ. Die Mandanten können ihre Belege nun online an unsere Kanzlei übermitteln, archivieren und auf Wunsch ihre Buchhaltung auch teilweise oder komplett selber erstellen. Alle Programme und Daten werden in einem zentralen Rechenzentrum verwaltet, auf das von jedem beliebigen Standort aus zwecks Recherche und Bearbeitung zugegriffen werden kann. Somit arbeiten sowohl der Berater als auch die Mandanten immer in einem System mit dem gleichen Datenbestand - zeitaufwändiger Belegtransport und Belegsuche entfallen. Außer den Belegen zur Finanzbuchhaltung können neben sonstigen Dokumenten wie bsplw. Verträge auch Dateien und Mails revisionssicher archiviert und recherchiert werden.
Besonders erfreulich für uns und unsere Mandanten ist, dass das HyperDoc®-System alle Voraussetzungen für eine TÜVit-Zertifizierung gemäß den Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen (PK-DML) erfüllt. Auch das integrierte Gesamtsystem aus HyperDoc® und unserer Software KOLDI® wurde vom TÜVit Essen zertifiziert. Somit ist die Sicherheit der elektronischen Archivierung unserer gemeinsamen Lösung gemäß GoBS und GDPdU amtlich besiegelt.“
>> Carsten Achenbach, Projektleiter
Kolleß Gruppe, Siegen
