Die digitale Personalakte und Digital HR. 
Einfach. Schnell. Sicher.

Personalgespräch

Die digitale Personalakte: Mehr als digitales Papier.

Schluss mit Aktenschleppen und Papierbergen in Ihrem Unternehmen! Mit der digitalen Personalakte IQAkte Personal verwalten Sie die Personalakten Ihrer Mitarbeiter elektronisch – und damit effizienter und transparenter als je zuvor.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierakten sind alle personalrelevanten Dokumente in der digitalen Personalakte unmittelbar verfügbar. Somit ist die Personalaktenführung einfach, schnell und sicher. Standortübergreifend, intuitiv und mit eigens definierten Zugriffsrechten.

Für kleine und mittelständische Unternehmen oder internationale Konzerne - digitale Personalaktenverwaltung ist die Antwort für die Digitalisierung und Archivierung ihrer Mitarbeiterdokumente. Die klassische Papierakte ist passé - profitieren Sie von den Vorteilen elektronischer Personalakten und bringen Sie mehr Effizienz und Sicherheit in die Workflows Ihrer Personalarbeit.

Und so unterstützt die digitale Personalakte Ihre Arbeitsabläufe optimal:

  • Alles im Blick: Von Arbeisvertrag bis Zeugnis erhalten Sie alle Mitarbeiter-Informationen mit einem "Klick"
  • Effiziente HR-Prozesse: Die digitale Personalakte unterstützt Ihre Prozessabläufe von der schnellen Auskunftsfähigkeit bis zum integrierten Workflow-Management
  • Tagesaktuelle Datenbasis: Nutzen Sie die elektronische Personalakte zu Auswertungen für Ihr Personalcontrolling und Management
  • Transparent und sicher: Mit einer eAkte verwalten Sie Ihre sensiblen Mitarbeiterinformationen revisionssicher und DSGVO-konform

Kein Aktenschleppen, kein Porto für Gehaltsabrechnungen, kein Lagerraum: Die digitale Personalakte spart Geld, Raum und Verwaltungsaufwand. Personalakte in Papierform war gestern, starten Sie die interne Digitalisierung!

Download Produktbroschüre (PDF, 5.05 MB)

IQAkte Personal – einfach und schnell erklärt

Eine Auswahl unserer Kunden

Digitale Personalakte: Ihre Vorteile

Die Vorteile der digitalen Personalakte.

Endlich: Verwalten auf Knopfdruck.

Aufwändiges Tagesgeschäft. Stress bei zeitgleichen Anfragen zu unterschiedlichsten Themen. Hektische Suche nach Mitarbeiterdaten. Das kennen Sie? Wir auch. Und darum haben wir die IQAkte Personal entwickelt – die digitale Personalakte, die Sie von administrativen Aufgaben entlastet und endlich einfaches Verwalten innerhalb von HR Prozessen ermöglicht.

So einfach geht Personalmanagement mit der IQAkte Personal:

Wie Sie auch Betriebsrat und Co für die eAkte begeistern erfahren Sie in unserem Whitepaper.

Aktuelle Aufgabenübersicht – Die individualisierbare Startseite der IQAkte Personal
Aktuelle Aufgabenübersicht – Die individualisierbare Startseite der IQAkte Personal
Alle Prozesse im Griff - die Checklisten der IQAkte Personal
Alle Prozesse im Griff - die Checklisten der IQAkte Personal
Suche nach einer Mitarbeiterakte – Die Stammdatenansicht der IQAkte Personal
Suche nach einer Mitarbeiterakte – Die Stammdatenansicht der IQAkte Personal
Mitarbeiter-Skills auf Knopfdruck – Die Skill-Verwaltung der IQAkte Personal
Mitarbeiter-Skills auf Knopfdruck – Die Skill-Verwaltung der IQAkte Personal
Suche in einer Mitarbeiterakte – Die Formularansicht der IQAkte Personal
geoeffnete-Akte
Durch eine Personalakte blättern – Die DoQFlow Ansicht der IQAkte Personal
Durch eine Personalakte blättern – Die DoQFlow Ansicht der IQAkte Personal
Wie auf Papier – Die Bearbeitungsfunktionen der IQAkte Personal
Wie auf Papier – Die Bearbeitungsfunktionen der IQAkte Personal
Personalisierte Schreiben erzeugen – Die MS Word Integration der IQAkte Personal
Personalisierte Schreiben erzeugen – Die MS Word Integration der IQAkte Personal
Suche nach Dokumenten über alle Personalakten – Die Suchmaske der IQAkte Personal
Suche nach Dokumenten über alle Personalakten – Die Suchmaske der IQAkte Personal
Selbstständige Akteneinsicht – Der Selfservice für Führungskräfte der IQAkte Personal
Selbstständige Akteneinsicht – Der Selfservice für Führungskräfte der IQAkte Personal
Dokumentbezogene Erinnerungen – Der Aufgabenbereich der IQAkte Personal
Dokumentbezogene Erinnerungen – Der Aufgabenbereich der IQAkte Personal

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Digitale Personalakte: Ihre Funktionen

So unkompliziert wie die Papierakte. Nur intelligenter.

Die digitale Personalakte ist ein intelligentes HR Werkzeug.

Die IQAkte Personal kombiniert intelligente Funktionen, die die Verwaltung mitarbeiterbezogener Daten spürbar erleichtern. Als Spezialist für digitalen Wandel hat IQDoQ mit der Personalakten-Software ein Werkzeug entwickelt, das die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung wie auch die strukturierte Auswertung aller Mitarbeiterinformationen so einfach, zeitsparend und sicher macht wie nie zuvor. Die digitale Akte ist Ihre komfortable Lösung im Personalmanagement.

Ist mit der digitalen Personal­aktenverwaltung der Einstig in die digitale HR-Arbeitswelt geschafft, bietet Ihnen die IQAkte Personal vielseitige Möglichkeiten auch Ihre Personalprozesse digital zu unterstützen. Angefangen bei digitalen Checklisten, die Sie ad hoc in der eAkte erstellen, bearbeiten und weiterleiten können, über Workflows, die auf Basis von Prozessdiagrammen erstellt werden und einem festen Ablauf folgen, bis hin zu ergänzenden Anwendungen wie unserer Lösung für Personalentwicklungsgespräche.

Voll vernetzt – die digitale Personal­akte als zentraler Baustein für die digitale HR-Abteilung. Digitale Transformation, Digital HR, Personalarbeit 4.0 –mit der IQAkte Personal schaffen Sie die Basis für Ihre digitale Personalabteilung. Die elektronische Personal­akte kann nicht nur einfach und schnell um weitere Module  sondern verfügt auch über vielseitige Schnittstellen für eine Vernetzung innerhalb der HR Software Systeme – von der Gehaltsabrechnung bis zum Bewerbermanagement.

Die Basis: Digitale Personalakte

  • Verwaltung von Mitarbeiterdaten- und Dokumenten
  • Dokumente scannen und importieren
  • Dokumente versionieren und bearbeiten
  • Personalisierte Dokumente, Emails und Serienbriefe erstellen
  • Belegerwartungen erzeugen
  • Standardschnittstelle zu Ihrem HR-System

IQAkte Personal Module

  • Self Service Portal
  • Bewerberakte
  • HR Office: Arbeitgeberakte
  • HR Analytics: Auswertungen
  • Dokumentationsakte
  • Mieterakte

Digitale HR Prozesse mit der IQAkte Personal

  • Digitale Checklisten
  • Workflow: Mitarbeiter-Anträge
  • Workflow: Betriebsratsfreigaben
  • Personalentwicklungsgespräche
  • Individuelle Workflows

Mehr erfahren

Produktinformation IQAkte Personal: IQAkte Personal (PDF, 611 KB)

Video Tutorial

Informationen, Akte und Dokumente in der IQAkte Personal recherchieren.

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Video_Recherchen

Video Tutorial

Individualisierte Einzel- und Serienbriefe erstellen.

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Video_Serienbriefe

Video Tutorial

Aufgaben über Wiedervorlagen verteilen und verwalten.

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Video_Wiedervorlagen

Video Tutorial

Schreiben mit Belegerwartung erstellen und Rückläufer überwachen.

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Video_Ruecklaeufer

Video Tutorial

Arbeiten mit Stellvertretungen.

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Video_Stellvertreter

Module der digitalen Personalakte

Voll vernetzt – die digitale Personal­akte als zentraler Baustein für die digitale HR-Abteilung.

Digitale Transformation, Digital HR, Personalarbeit 4.0 –mit der IQAkte Personal schaffen Sie die Basis für Ihre digitale HR-Abteilung. Die digitale Personal­akte kann nicht nur einfach und schnell um weitere Module wie Bewerberakte, Arbeitgeberakte (HR Office), Dokumentationsakte und Mieterakte für Betriebswohnungen erweitert werden, sondern verfügt auch über vielseitige Schnittstellen für eine Vernetzung innerhalb der HR-IT-Systeme – von der Gehaltsabrechnung bis zum Bewerbermanagement. Mit den SelfService-Zugängen und der IQAkte Personal.App erweitern Sie zusätzlich den Nutzerkreis der IQAkte Personal.

Bewerberakte

Mit der Bewerberakte der IQAkte Personal verwalten Sie Ihre Stellen, Bewerber und Bewerbungen auf Knopfdruck. Egal ob Papierbewerbung oder elektronisch. Sie möchten sehen, welche Bewerbungen auf eine bestimmte Stelle eingegangen sind oder auf welche Stellen sich ein bestimmter Bewerber beworben hat – die Bewerberakte liefert Ihnen blitzschnell die gewünschten Informationen mit Stichwort- und Volltextsuche.

Mit der integrierten aktenübergreifenden Suche erhalten Sie zudem einen schnellen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Bewerber. Lassen Sie sich z. B. die Lebensläufe Ihrer Bewerber nebeneinander anzeigen und nutzen Sie die Blätterfunktion der IQAkte Personal. Für eine effiziente Kommunikation mit Ihren Bewerbern steht Ihnen das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal zur Verfügung.

HR Office - Arbeitgeberakte

Damit auch HR-Dokumente, die nicht explizit einer Personal­akte zuzuordnen sind, wie beispielsweise Betriebsvereinbarungen und Verträge mit Personal-Dienstleistern, sicher aufbewahrt und jederzeit abrufbar sind, bietet die IQAkte Personal mit dem HR Office eine zentrale Ablagemöglichkeit in Form einer Arbeitgeberakte. Sie verfügt über eine individuell anpassbare zweistufige Registerstruktur.

Auch kann jeder Sachbearbeiter darin seine eigenen Dokumente in einem persönlichen Ordner ablegen – zentral und revisionssicher. So wird das HR Office Ihre Basis für effizientes Wissens- und Projektmanagement in der HR-Abteilung.

Dokumentationsakte

Die Dokumentationsakte der IQAkte Personal verwaltet alle Unterlagen zur Systemdokumentation und Wartung Ihrer IQAkte Personal.

Ebenfalls Bestandteil der Dokumentationsakte ist eine Muster-Verfahrensdokumentation für die digitale Personal­akte. So steht einer Zertifizierung der Revisionssicherheit nichts mehr im Wege.

Mieterakte

Sie möchten nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch die Mieter Ihrer Betriebswohnungen einfach, schnell und sicher verwalten?

In der IQAkte Personal steht Ihnen hierfür das Modul Mieterakte zur Verfügung, mit dem Sie nicht nur interne und externe Mieter, sondern auch Ihre Wohneinheiten und Mietverhältnisse effizient verwalten. Dabei sorgen intergierte Excel-Reports und das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal für effiziente Verwaltung und Kommunikation.

App

Mit der IQAkte Personal.App nehmen Sie Personal­akten und individuell zusammengestellte Dokumente auf dem iPad einfach, schnell und sicher überall hin mit: zu Führungsgesprächen mit Mitarbeitern oder auch zur Vorbereitung im Home-Office.

Auch eine Bearbeitung Ihrer Dokumente ist in der IQAkte Personal.App möglich. So bringen Sie beispielsweise Anmerkungen, Notizen und Audio-Kommentare an oder erfassen neue Dokumente mit der iPad Kamera. Dabei können Sie alle Änderungen, die Sie innerhalb der App vornehmen, auf Knopfdruck zurück in die Personal­akte synchronisieren.

Self Services

Mit dem Employee Self Service sowie dem Manager Self Service steht Ihren Mitarbeitern und Führungskräften ein Webclient für die einfache und schnelle Einsicht in die eigene Personal­akte, bzw. die Personal­akten der Mitarbeiter zur Verfügung.

Dabei entscheiden Sie für die Self Service-Zugänge, ob die vollständige Akte oder nur ausgewählte Register einsehbar sind, ob der Employee Self Service temporär oder dauerhaft verfügbar ist und ob der Manager Self Service transitiv erfolgt oder auf die direkten Mitarbeiter beschränkt ist.

Digitale HR Prozesse

Personal bespricht sich und hält eine digitale Personalakte im Tablet in der Hand.

Alles im Fluss – digitale HR Prozesse.

Ist mit der digitalen Personal­akte der Einstig in die digitale HR-Arbeitswelt geschafft, bietet Ihnen die IQAkte Personal vielseitige Möglichkeiten auch Ihre HR Prozesse digital zu unterstützen. Angefangen bei digitalen Checklisten, die Sie ad hoc in der Personal­akte erstellen, bearbeiten und weiterleiten können, über Workflows, die auf Basis von Prozessdiagrammen erstellt werden und einem festen Ablauf folgen, bis hin zu ergänzenden Anwendungen wie unserer Lösung für Personalentwicklungsgespräche.

Beispiele für digitale HR Prozesse

Checklisten

Digitale Checklisten erstellen Sie in der IQAkte Personal ganz einfach selbst. Dafür stehen Ihnen nach einem Baukastenprinzip verschiedene Aufgabenmodule zur Verfügung, die Sie dann ganz nach Ihren Bedürfnissen kombinieren und als fertige Checkliste Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Angefangen beim einfachen Abhaken eines vorgegebenen To Dos, über Bausteine zur Texteingabe bis hin zu Modulen, die die Korrespondenzerzeugung anstoßen oder eine Belegerwartung erzeugen – Checklisten sind für ganz unterschiedliche HR Prozesse geeignet. Sie unterstützen Sie beispielsweise bei der Bearbeitung von Elternzeitanträgen über Auslandsentsendungen bis zur Bearbeitung von Onboarding-Abläufen.

Anwendung Personalentwicklungsgespräch

Das Personalentwicklungsgespräch ist eine Web-Anwendung, die auf Basis eines stellenbezogenen Kompetenzmodells nach Paul Helwig für jeden Mitarbeiter einen Fragebogen zur Fremd- und Selbsteinschätzung generiert. Auf Basis dieser übereinandergelegten Einschätzungen von Mitarbeiter und Führungskraft erfolgt das Personalentwicklungsgespräch, dessen Vereinbarungen protokolliert und in der Personalakte archiviert werden.

Ein integriertes Fristenmanagement und Wiedervorlagen sorgen dafür, dass die Personalentwicklungsgespräche nicht nur effizient durchgeführt, sondern auch pünktlich abgeschlossen werden.

Workflow Personelle Maßnahmen

Der Workflow 'Personelle Maßnahmen' ist ein Standard-Workflow der IQAkte Personal für die Betriebsratsfreigabe von Einstellungen, Versetzungen und Kündigungen.

Der Workflow beginnt mit dem Ausfüllen eines Formulars, das die geplante personelle Maßnahme dokumentiert. Dieses durchläuft zunächst eine (optionale) interne Qualitätssicherung und Freigabe innerhalb der Personalabteilung und wird anschließend dem Betriebsrat und ggf. auch dem/der Gleichstellungsbeauftragten zur Prüfung weitergeleitet. Dem Betriebsrat stehen nun verschiedene Reaktionsmöglichkeiten offen: zur Kenntnis nehmen, zustimmen, ablehnen oder die Notwendigkeit der Maßnahme bestreiten. Anschließend erfolgt die finale Bearbeitung der personellen Maßnahme durch die Personalabteilung.

Dabei wird der vollständige Prozessablauf automatisch in der digitalen Personalakte des betroffenen Mitarbeiters bzw. der betroffenen Mitarbeiterin dokumentiert.

Workflow Anträge

Mit Hilfe des Standard-Workflows zur Bearbeitung von Anträgen stellen Mitarbeiter elektronische Anträge, die wahlweise einen ein- oder zweistufigen Genehmigungsprozess durchlaufen (Führungskraft und Personalsachbearbeitung). Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte können den Bearbeitungsstatus der Anträge jederzeit über ihren SelfService Zugang einsehen und werden über den Ausgang des Bearbeitungsprozesses per Email informiert.

So bilden Sie Anträge - von der Änderung der Bankverbindung, bis zur Weiterbildung ganz einfach digital ab.

Individuelle Workflows

Die IQAkte Personal enthält eine integrierte Workflow-Engine, mit der Ihre individuellen HR-Prozesse grafisch abgebildet werden.

Dabei sind ganz unterschiedliche Aufgaben pro Workflow-Schritt möglich: Von manuellen Benutzerinteraktionen wie dem Anklicken eines Freigabe-Buttons über Dokumenterzeugung und automatische Berechnungen bis hin zu Skriptbausteinen, die beispielsweise Informationen aus Drittsystemen abrufen. Jeder Prozessschritt kann bei Bedarf mit Bearbeitungsfristen und Eskalationsschritten versehen werden.

Mehr erfahren

Sehen Sie sich hier unseren aufgezeichneten Webcast zu den IQAkte Personal Checklisten an.

HR Analytics

Analytics mit unserer digitalen Personalakte.

Strategie und Mitarbeiterbindung

Vorausschauende Personalplanung und HR als Business Partner – dafür sind intelligente Analysen und Auswertungen die Voraussetzung. Und unser Modul IQAkte Analytics die Lösung. Auf Knopfdruck können alle in der Personal­akte gespeicherten Daten und Dokumente direkt aus der Akte heraus analysiert und ausgewertet werden. Präsentationsdiagramme und Reports verschaffen einen schnellen Überblick über die Ergebnisse vordefinierter Standardabfragen und individueller Ad-hoc-Analysen. Selbstverständlich können diese auch zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportiert werden. Dabei gilt auch hier das feingranulare Rechtekonzept der digitalen Personal­akte: Daten auswerten darf nur derjenige, der über die benötigten Zugriffsrechte verfügt.

Intelligente Analysen - Beispiele

  • In welchen Unternehmensbereichen gibt es hohe Fluktuation?
  • Welche Talente & Fähigkeiten schlummern in meinen Mitarbeitern?
  • Wo liegt strategisches Wissen?
  • Wie entwickeln sich Alternsstrukturen?
  • Wie viele Mitarbeiter befinden sich in Elternzeit und welchen Standorten sind diese zugeordnet?

Download Fachartikel HR Analytics (PDF, 856 KB)

Einführung: On-premise oder in der Cloud?

In nur fünf Tagen startklar.

Die IQAkte ist in fünf Tagen einsatzbereit.

5Days2Go – auf diese Idee sind wir richtig stolz. Mit unserem gleichnamigen Festpreisangebot sind Sie jederzeit auf der sicheren Seite. Als vorkonfigurierte Lösung ist die IQAkte Personal in nur fünf Tagen an Ihre Anforderungen angepasst und klar zum Start. Keine Angst vor Datenverlust, aufwändiger Weiterbildung oder detaillierten Programmierkenntnissen: Die Einführung der elektronischen Personalakte ist einfach. Und so funktioniert´s:

Tag 1
Workshop: Gemeinsam mit unserem Berater legen Sie Ihre Anforderungen fest. Welches Layout ist gewünscht? Welche Register, Dokumentarten, Rollen und Rechte sollen in der digitalen Personalakte verfügbar sein?

Tag 2
Konzeption und Dokumentation: Wir passen die IQAkte Personal an Ihre Anforderungen an.

Tag 3 & 4
Konfiguration & Installation: Der Server wird bei Ihnen vor Ort oder in der Cloud installiert und – an das führende HR-System angebunden. Zudem wird ein exemplarischer Client eingerichtet.

Tag 5
Schulung: Nach unserer Schulung am fünften Tag können Sie sofort mit der IQAkte Personal starten!

Kaufen – Sie haben die Wahl

  • Einfaches aktenbasiertes Lizenzmodell
  • Unabhängig von der Anzahl der Benutzer
  • Wartungsarmes eigenständiges System 

Mieten – Sie haben die Wahl

  • Betrieb der IQAkte Personal im sicheren Rechenzentrum unserer Partner
  • Ihre Daten bleiben in Deutschland – so ist der Datenschutz sichergestellt
  • Monatliche Mietkosten (Betriebsausgabe)
  • Sicherer Datenzugriff über VPN unterstützt 

IQAkte Personal Anwendertag 2020 findet im September online statt

Aus unserem IQAkte Personal Kundentag ist - Corona bedingt - ein Online-Anwendertag geworden. Das Format richtet sich an alle, die bereits mit unserer digitalen Personalakte arbeiten oder dies schon bald tun möchten:

Vertiefen Sie am 08.09. von 09.00 bis 15.15 Uhr Ihre persönlichen IQAkte Personal Skills in Fachvorträgen und Best-Practice-Beispielen und erhalten Sie neue Impulse für die Digitalisierung Ihrer HR-Arbeit – ganz bequem von Ihrem (Home-Office-) Arbeitsplatz aus!

Weitere Informationen zum Ablauf, zur Anmeldung und den technischen Voraussetzungen finden Sie auf unserer Eventseite:

personalakten-digitalisieren.de/newsroom/iqakte-personal-anwendertag/

Alle News

Webcast digitale Personalakte: Mit der IQAkte Personal zur digitalen HR-Abteilung

Webcast digitale Personalakte: Mit der IQAkte Personal zur digitalen HR-Abteilung
  • 25.06.2020 00:00 - 30.07.2020 00:00

Sie wollen Ihre HR-Prozesse digitalisieren? Erfahren Sie in unseren Webcasts, wie Sie mit der IQAkte Personal die ideale Basis dafür schaffen: vom effizienten Scannen der Bestandsakten über geführte Arbeitsabläufe bis hin zu automatischer Dokumentenerzeugung und Self Services für Mitarbeiter und Führungskräfte.

In 60 Minuten geben wir Ihnen einen Überblick über die Vorteile und den Aufbau der IQAkte Personal und vertiefen darin jeweils 15 Minuten ein spezifisches Thema:

  • 25.06.2020 11:00 – 12:00 Themenschwerpunkt:
    Akten und Dokumente effizient digitalisieren – Die unterschiedlichen Möglichkeiten
  • 02.07.2020 11:00 – 12:00 Themenschwerpunkt:
    Informationen schnell finden – Die Suchfunktionen der IQAkte Personal
  • 09.07.2020 11:00 – 12:00 Themenschwerpunkt:
    Nichts mehr versäumen – Die Wiedervorlage-Funktion der IQAkte Personal
  • 16.07.2020 11:00 – 12:00 Themenschwerpunkt:
    Einfach kommunizieren I – Personalisierte Serienbriefe erstellen
  • 23.07.2020 11:00 – 12:00 Themenschwerpunkt:
    Einfach kommunizieren II – Vorlagen mit Rückläufer-Code erstellen
  • 30.07.2020 11:00 – 12:00 Themenschwerpunkt:
    Mitarbeiter sicher einbinden – Dokumente über den Self-Service der IQAkte Personal teilen

Gestalten Sie den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen mit – einfach, schnell und sicher!

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*Die Teilnahme ist selbstverständlich kostenfrei!

Ihr Ansprechpartner

Benedikt Grimm

Account Manager & Internal Sales

Rufen Sie mich an
  06101 / 806-183

Oder schreiben Sie mir
vertrieb@iqdoq.de

Benedikt Grimm ist Account und Internal Sales Manager bei IQDoQ.
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