Mit der Digitalisierung von Personalakten befreien Sie sich von Ihrer Papierablage und gestalten administrative HR-Prozesse effizient und sicher. Das Ergebnis: Ihre HR-Mitarbeiter sind auskunftsfähig auf Knopfdruck und gewinnen mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung und Employer Branding. Und mehr Service für Ihre Mitarbeiter, z. B. durch elektronische Antrags-Workflows.
Die digitale Personalakte macht es Ihnen einfach, für Ihre sensiblen Mitarbeiterdaten Datenschutzrichtlinien wie die EU-Datenschutzgrundverordnung nachweislich einzuhalten – als mittelständisches Unternehmen genauso wie als internationaler Konzern. Sie ist das Sprungbrett in die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung und kann weit mehr, als nur den Gang zum Hängeregister vermeiden. Starten Sie die digitale Transformation!
Wir beraten Sie gerne zur Digitalisierung Ihrer Personalaktenverwaltung. Nutzen Sie unser Video, um einen ersten Eindruck über die Vorteile unserer Personalakte zu gewinnen.
Sie wollen sich von Ihrer Papierablage befreien und sich mit einer digitalen Personalakte Freiräume im Tagesgeschäft verschaffen, sind aber unsicher, wie Sie die Einführung der digitalen Personalakte am besten auf den Weg bringen können? Wir stehen Ihnen als Partner zur Seite. Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung aus rund 100 Einführungsprojekten bei Unternehmen jeder Größe und aus ganz unterschiedlichen Branchen!
In unserem Beratungsworkshop Quick-Check dPA analysieren wir mit Ihnen Ihre aktuellen Herausforderungen und bereiten Sie auf mögliche Stolpersteine vor. Das Ergebnis: Individuelle Handlungsempfehlungen, mit denen Sie schnell und erfolgreich an Ihr Ziel kommen. Und so schon bald von effizienten und transparenten HR-Prozessen profitieren können.
Wir unterstützen Sie bei der Einführung der digitalen Personalakte. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir:
Dabei beraten wir Sie produktunabhängig.
Wie überzeuge ich Betriebsrat und Co. von der digitalen Personalakte? Was ist beim Thema digitale Personalakte und Datenschutz zu beachten? Wie werden bestehende Personalakten digitalisiert, damit sie in einem gewohnten Umfeld und darüber hinaus effizient nutzbar sind? Unsere Whitepaper, Anwenderberichte und Produktinformationen geben Ihnen einen direkten Überblick zu unseren Lösungen. Aktuelle Artikel rund um IQDoQ und HR finden Sie in unserem Blog.
Die Vorteile der digitalen Personalakte – ganz klar: Aufwändiges Tagesgeschäft. Aktenschleppen. Stress bei zeitgleichen Anfragen zu unterschiedlichsten Themen, hektische Suche nach Mitarbeiterdaten gehören der Vergangenheit an!
Die digitale Personalakte IQAkte Personal entlastet Sie von administrativen Aufgaben und ermöglichst endlich einfaches Verwalten innerhalb von HR-Prozessen. Sie ist Ihr Einstieg in die Digitalisierung der HR.
Die digitale Personalakte IQAkte Personal kombiniert intelligente Funktionen, die die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung wie auch die strukturierte Verarbeitung Ihrer Mitarbeiterinformationen so einfach, zeitsparend und sicher macht wie nie zuvor. Änderungen an Berechtigungen, Registern, Dokumentarten und Auswahllisten können Sie zudem flexibel selbst vornehmen. Die IQAkte Personal ist jederzeit um weitere Akten, Funktionsmodule oder HR-Prozesse erweiterbar und somit zukunftssicher.
Gewinnen Sie einen Eindruck der digitalen Personalakte und ihren cleveren Funktionen, die Ihre Arbeitsabläufe optimal unterstützen.
Als vorkonfigurierte Lösung ist die IQAkte Personal in nur fünf Schritten an Ihre Anforderungen angepasst und klar zum Start. Keine Angst vor Datenverlust, aufwändiger Weiterbildung oder detaillierten Programmierkenntnissen: Die Einführung der elektronischen Personalakte ist einfach und erfolgt zum Festpreis. Und wenn es etwas mehr sein darf, passen wir die IQAkte Personal ganz flexibel mit individuellem Customizing an Ihre Abläufe und Infrastruktur an.
Und so funktioniert es:
Schritt 1 - Kick-Off
Gemeinsam mit Ihren Ansprechpartnern aus HR und IT, sowie ggf. einem Scandienstleister stimmen wir den Projektablauf ab und legen definieren die notwendigen Ansprechpartner.
Schritt 2 – Workshop
Sie erhalten von uns einen Fragebogen, anhand dessen wir Ihre Anforderungen an die digitale Personalakte gemeinsam erarbeiten. Welche Register, Dokumentarten, Rollen und Rechte sollen in der digitalen Personalakte verfügbar sein? Wie soll das Layout aussehen?
Schritt 3 – Aufsetzen Ihrer IQAkte Personal
Wir installieren den Server der IQAkte Personal wahlweise bei Ihnen vor Ort oder in der Cloud. Zudem richten wir einen exemplarischen Client ein und passen die IQAkte Personal an Ihre Anforderungen gemäß Workshop und Konzeption an, d. h. wir richten Ihre ausgewählten Module, Berechtigungen, Register, usw. ein.
Schritt 4 – Datenübernahme
Wir binden die IQAkte Personal an Ihr HR-System an, um Ihre Stammdaten zu übernehmen. Erfolgt die Digitalisierung Ihrer Bestandsakten durch einen Scandienstleister, importieren wir in diesem Schritt ihre digitalisierten Mitarbeiterakten.
Schritt 5 – Schulung
In unserer Schulung lernen Sie, wie Sie Informationen in der IQAkte Personal auf Knopfdruck finden, wie Sie Dokumente einfach, schnell und sicher erstellen, bearbeiten und scannen und wie Sie z. B. Register und Berechtigungen in der IQAkte Personal verwalten. Dann heißt es loslegen – Ihre IQAkte Personal ist einsatzbereit.
In unserem Webcast erfahren Sie:
Voll vernetzt – die digitale Personalakten Software als zentraler Baustein für die digitale HR-Abteilung: Digitale Transformation, digital HR, Arbeiten 4.0 – mit der IQAkte Personal schaffen Sie die Basis für Ihre digitale HR-Abteilung. Die IQAkte Personal kombiniert intelligente Funktionen, die die Verwaltung mitarbeiterbezogener Daten spürbar erleichtern.
Als Spezialist für digitalen Wandel haben wir mit der Personalakten Software ein Werkzeug entwickelt, das die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung sowie die strukturierte Auswertung aller Mitarbeiterinformationen so einfach, zeitsparend und sicher macht wie nie zuvor. Die digitale Personalakte kann nicht nur einfach und schnell um weitere Module und HR-Prozesse erweitert werden. Sie verfügt auch über vielseitige Schnittstellen für eine Vernetzung innerhalb der HR-IT-Systeme – von der Gehaltsabrechnung bis zum Bewerbermanagement.
Die Personalakten Software IQAkte Personal mit ihren zahlreichen Funktionen, Modulen und Prozessen ist dafür der zentrale Baustein.
Funktionen
Module
Digitale HR Prozesse
Mehr erfahren
Produktinformation IQAkte Personal: IQAkte Personal (PDF, 611 KB)
Lernen Sie in unseren Tutorials einige zentrale Funktionen und Schnittstellen der IQAkte kennen – prägnant und anschaulich erklärt in unserer Demo-Anwendung.
Papierdokumente und digitale Dokumente zur digitalen Personalakte hinzufügen.
Modul Bewerberakte – Transparenz über alle Bewerbungen
Mit der Bewerberakte der IQAkte Personal verwalten Sie Ihre Stellen, Bewerber und Bewerbungen auf Knopfdruck. Egal ob Papierbewerbung oder elektronisch. Sie möchten sehen, welche Bewerbungen auf eine bestimmte Stelle eingegangen sind oder auf welche Stellen sich ein bestimmter Bewerber beworben hat? Die Bewerberakte liefert Ihnen blitzschnell die gewünschten Informationen mit Stichwort- und Volltextsuche.
Mit der integrierten aktenübergreifenden Suche erhalten Sie zudem einen schnellen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Bewerber. Lassen Sie sich z. B. die Lebensläufe Ihrer Bewerber nebeneinander anzeigen und nutzen Sie die Blätterfunktion der IQAkte Personal. Für eine effiziente Kommunikation mit Ihren Bewerbern steht Ihnen das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal zur Verfügung.
Modul HR Office – effizientes Wissens- und Projektmanagement.
Damit auch HR-Dokumente, die nicht explizit einer Personalakte zuzuordnen sind, wie beispielsweise Betriebsvereinbarungen und Verträge mit Personal-Dienstleistern, sicher aufbewahrt und jederzeit abrufbar sind, bietet die IQAkte Personal mit dem HR Office eine zentrale Ablagemöglichkeit in Form einer Arbeitgeberakte.
Sie verfügt über eine individuell anpassbare zweistufige Registerstruktur. Auch kann jeder Sachbearbeiter darin seine eigenen Dokumente in einem persönlichen Ordner ablegen – zentral und revisionssicher. So wird das HR Office Ihre Basis für effizientes Wissens- und Projektmanagement in der HR-Abteilung.
Modul Dokumentationsakte – immer gut vorbereitet.
Die Dokumentationsakte der IQAkte Personal verwaltet alle Unterlagen zur Systemdokumentation und Wartung Ihrer IQAkte Personal.
Ebenfalls Bestandteil der Dokumentationsakte ist eine Muster-Verfahrensdokumentation für die digitale Personalakte. So steht einer Zertifizierung der Revisionssicherheit nichts mehr im Wege.
Modul Mieterakte – Verwaltung von Betiebswohnungen.
Sie möchten nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch die Mieter Ihrer Betriebswohnungen einfach, schnell und sicher verwalten?
In der IQAkte Personal steht Ihnen hierfür das Modul Mieterakte zur Verfügung, mit dem Sie nicht nur interne und externe Mieter, sondern auch Ihre Wohneinheiten und Mietverhältnisse effizient verwalten. Dabei sorgen intergierte Excel-Reports und das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal für effiziente Verwaltung und Kommunikation.
Modul Self-Services – Hilfe zur Selbsthilfe.
Mit dem Employee Self-Service sowie dem Manager Self-Service steht Ihren Mitarbeitern und Führungskräften ein Webclient für die einfache und schnelle Einsicht in die eigene Personalakte bzw. die Personalakten der Mitarbeiter zur Verfügung.
Dabei entscheiden Sie für die Self-Service-Zugänge, ob die vollständige Akte oder nur ausgewählte Register einsehbar sind, ob der Employee Self-Service temporär oder dauerhaft verfügbar ist und ob der Manager Self-Service transitiv erfolgt oder auf die direkten Mitarbeiter beschränkt ist.
Modul HR Analytics – Auswertungen auf einen Blick.
Vorausschauende Personalplanung und HR als Business Partner – dafür sind intelligente Analysen und Auswertungen die Voraussetzung. Und unser Modul IQAkte Analytics die Lösung: Auf Knopfdruck können alle in der Personalakte gespeicherten Daten und Dokumente direkt aus der Akte heraus analysiert und ausgewertet werden. Präsentationsdiagramme und Reports verschaffen einen schnellen Überblick über die Ergebnisse vordefinierter Standardabfragen und individueller Ad-hoc-Analysen.
Selbstverständlich können diese auch zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportiert werden. Dabei gilt auch hier das feingranulare Rechtekonzept der digitalen Personalakte: Daten auswerten darf nur derjenige, der über die benötigten Zugriffsrechte verfügt.
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Ist mit der digitalen Personalakte der Einstieg in die digitale HR-Arbeitswelt geschafft, bietet Ihnen die IQAkte Personal vielseitige Möglichkeiten, auch Ihre HR Prozesse digital zu unterstützen. Angefangen bei digitalen Checklisten, die Sie ad hoc in der Personalakte erstellen, bearbeiten und weiterleiten können, über Workflows, die auf Basis von Prozessdiagrammen erstellt werden und die einem festen Ablauf folgen. Lernen Sie auch unsere weiteren HR-Lösung kennen, zum Beispiel für Ihre Personalentwicklungsgespräche und Mitarbeiterbefragungen.
Checklisten
Digitale Checklisten erstellen Sie in der IQAkte Personal ganz einfach selbst. Dafür stehen Ihnen nach einem Baukastenprinzip verschiedene Aufgabenmodule zur Verfügung, die Sie dann ganz nach Ihren Bedürfnissen kombinieren und als fertige Checkliste Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
Angefangen beim einfachen Abhaken eines vorgegebenen To Dos, über Bausteine zur Texteingabe bis hin zu Modulen, die die Korrespondenzerzeugung anstoßen oder eine Belegerwartung erzeugen – Checklisten sind für ganz unterschiedliche HR Prozesse geeignet. Sie unterstützen Sie beispielsweise bei der Bearbeitung von Elternzeitanträgen über Auslandsentsendungen bis zur Bearbeitung von Onboarding-Abläufen.
Workflow Anträge
Mit Hilfe des Standard-Workflows zur Bearbeitung von Anträgen stellen Mitarbeiter elektronische Anträge, die einen zweistufigen Genehmigungsprozess durchlaufen (Führungskraft und Personalsachbearbeitung). Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte können den Bearbeitungsstatus der Anträge jederzeit über ihren Self-Service-Zugang einsehen und werden über den Ausgang des Bearbeitungsprozesses per Email informiert.
Der Inhalt der Anträge wird über flexible Formulare gesteuert. So nutzen Sie den Antrags-Workflow ganz individuell zum Beispiel für Elternzeitanträge oder Weiterbildungen.
Workflow Personelle Maßnahmen
Der Workflow 'Personelle Maßnahmen' ist ein Standard-Workflow der IQAkte Personal für die Betriebsratsfreigabe von Einstellungen, Versetzungen und Kündigungen.
Der Workflow beginnt mit dem Ausfüllen eines Formulars, das die geplante personelle Maßnahme dokumentiert. Dieses durchläuft zunächst eine (optionale) interne Qualitätssicherung und Freigabe innerhalb der Personalabteilung und wird anschließend dem Betriebsrat und ggf. auch dem/der Gleichstellungsbeauftragten zur Prüfung weitergeleitet. Dem Betriebsrat stehen nun verschiedene Reaktionsmöglichkeiten offen: zur Kenntnis nehmen, zustimmen, ablehnen oder die Notwendigkeit der Maßnahme bestreiten. Anschließend erfolgt die finale Bearbeitung der personellen Maßnahme durch die Personalabteilung.
Dabei wird der vollständige Prozessablauf automatisch in der digitalen Personalakte des betroffenen Mitarbeiters bzw. der betroffenen Mitarbeiterin dokumentiert.
Individuelle Workflows
Die IQAkte Personal enthält eine integrierte Workflow-Engine, mit der Ihre individuellen HR-Prozesse grafisch abgebildet werden.
Dabei sind ganz unterschiedliche Aufgaben pro Workflow-Schritt möglich: Von manuellen Benutzerinteraktionen wie dem Anklicken eines Freigabe-Buttons über Dokumenterzeugung und automatische Berechnungen bis hin zu Skriptbausteinen, die beispielsweise Informationen aus Drittsystemen abrufen. Jeder Prozessschritt kann bei Bedarf mit Bearbeitungsfristen und Eskalationsschritten versehen werden.
Im November 2020 hat unser Entwicklungs-Team das Release 7.0 unseres Enterprise-Information-Management-Systems HyperDoc freigegeben. Die neue HyperDoc Version haben wir anhand von Kundenanforderungen entwickelt und aktuell an die ersten Kunden ausgeliefert.
Sie umfasst viele neue Funktionalitäten für noch mehr Sicherheit, Flexibilität und Effizienz und hat bereits zwei Zertifizierungsverfahren bestanden: SAP hat die ArchiveLink-Schnittstelle von HyperDoc zertifiziert und das Kompetenzzentrum Records Management hat unserem System bescheinigt, dass es die Anforderungen der Schweizer Geschäftsbücherverordnung GeBüV erfüllt.
Sie wollen Ihre HR-Prozesse digitalisieren? Erfahren Sie in unseren Webcasts, wie Sie mit der IQAkte Personal die ideale Basis dafür schaffen: vom effizienten Scannen der Bestandsakten über geführte Arbeitsabläufe bis hin zu automatischer Dokumentenerzeugung und Self Services für Mitarbeiter und Führungskräfte.
In 60 Minuten geben wir Ihnen einen Überblick über die Vorteile und den Aufbau der IQAkte Personal und vertiefen darin jeweils 15 Minuten ein spezifisches Thema:
Gestalten Sie den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen mit – einfach, schnell und sicher!
*Die Teilnahme ist selbstverständlich kostenfrei!
Benedikt Grimm
Account Manager & Internal Sales
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