Einbindung des Betriebsrats in die Einführung der digitalen Personalakte

Mit der Personalakte in elektronischer Form befreien sich Personalabteilungen von ihrer Papierablage und gestalten administrative HR-Prozesse effizient und sicher. Sie ist der erste Schritt zur digitalen Transformation von HR. Damit Arbeitgeber und Projektverantwortliche bei der Einführung nicht ins Stolpern kommen, sollten sie die Rolle des Betriebsrats dabei kennen.

Welche Aufgaben und Rechte hat der Betriebsrat bei der Einführung einer digitalen Personalakte?

Der BR hat ein Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“ (BetrVG § 87 Abs. 1 Ziffer 6). Laut BAG Beschluss aus dem Jahr 2013 trifft dies auf technische Einrichtungen zu, „wenn sie objektiv geeignet sind, Verhaltens- oder Leistungsinformationen der Arbeitnehmer zu erheben oder aufzuzeichnen; auf die subjektive Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an.“ Für die elektronische Personalakte bedeutet das, dass der Betriebsrat sie mit einem Veto verhindern kann. Deshalb sollte er von Anfang an – schon vor der Lösungsauswahl – informiert und in das Projekt „Digitale Personalakte“ mit einbezogen werden.

Was regelt eine Betriebsvereinbarung zur digitalen Personalakte?

Auf Basis von Bundesdatenschutzgesetz und EU-Datenschutzgrundverordnung regelt die Betriebsvereinbarung üblicherweise:

• Den Einsatzzweck der digitalen Akte.
• Die Speicherung personenbezogener Daten und Dokumente sowie die Speicherdauer.
• Die Zugriffsrechte und den Zugriffsschutz.
• Die Auskunfts- und Einsichtsrechte für Mitarbeiter.
• Die Kontrollrechte für den BR. Dieser hat zwar kein Recht zur alleinigen Einsichtnahme in die Personalakten der Arbeitnehmer, kann von ihnen aber wahlweise bei der Einsichtnahme hinzugezogen werden (§ 83 Abs. 1 BetrVG).

Planen der Arbeitgeber und die HR-Abteilung das System auch zum Personalcontrolling einzusetzen, sollte die Vereinbarung zusätzlich festlegen, welche (nicht-)personenbezogenen Auswertungen von ggfs. sensiblen Mitarbeiterdaten zulässig sind. Eine Vorlage für eine Betriebsvereinbarung zur Digitalisierung von Personalakten stellt etwa die Beratungsstelle für Technologiefolgen und Qualifizierung im ver.di ­Bildungswerk unter www.btq-kassel.de zur Verfügung. Darüber hinaus bieten einige externe Dienstleister bzw. Softwareanbieter Vorlagen an, die auf den Funktionsumfang ihres Produktes zugeschnitten sind.

Welchen Nutzen hat die elektronische Akte für den Betriebsrat selbst?

Der BR selbst profitiert ebenfalls von der elektronischen Personalakte: Beispielsweise kann die Personalabteilung darin eine eigene Akte für ihn anlegen, in der Betriebsvereinbarungen und wichtige Arbeitsunterlagen digital abrufbar sind. Auf diese Dokumente kann er dann standortübergreifend zugreifen und die umfangreichen Suchfunktionen der digitalen HR-Lösung anwenden. Manche Anbieter bilden auch vorkonfigurierte Workflows für personelle Einzelmaßnahmen in ihrer Personalakte ab, wie die Einstellung, Umgruppierung oder Versetzung von Mitarbeitern. Wird ein solcher Workflow gestartet, erhält der Betriebsrat einen begrenzten Zugriff auf die für seine Entscheidungsfindung erforderlichen Mitarbeiterdokumente. Auch unterstützt ihn das System dabei, die gesetzlich festgelegten Reaktionsfristen für einen Widerspruch einzuhalten (§§ 99 und 102 BetrVG) und dokumentiert den kompletten – wenn ein Arbeitsgericht eingeschaltet werden muss – Prozess nachvollziehbar.

Wie können Personaler den Betriebsrat für die Digitalisierung gewinnen?

Für die Vorteile der digitalen Personalakte zu werben – und zwar aus Sicht eines HR-Managers genauso wie aus Sicht der Mitarbeiter und des Betriebsrats – ist eine entscheidende Aufgabe jedes Projektverantwortlichen. Genauso gilt es jedoch, auf mögliche Datenschutz- oder Kontrollbedenken des BRs einzugehen: Sie lassen sich systemseitig am besten bei einer Präsentation der digitalen Personalakte durch den favorisierten Softwareanbieter klären. Eine kooperativ verhandelte Betriebsvereinbarung hilft dem BR dabei, seine gesetzlichen Rechte und Pflichten wahrnehmen zu können – und verhilft der Personalabteilung letztlich zum Go für die Einführung der digitalen Personalakte.

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