Digitale Personalakte und Datenschutz
Sicher ist sicher!

DSGVO und digitale Personalakte

Die digitale Personalakte und Datenschutz – ein wichtiges Thema. Was hat sich mit der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eigentlich geändert? Wie sieht das mit der Umsetzung der Betroffenenrechte aus? Welche technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen braucht die digitale Personalakte?

Digitale Personalakte und DSGVO Sensible Personendaten digital verarbeiten – da schrillen bei manch einem Personaler die Alarmglocken. Insbesondere nachdem die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit am 30. Oktober 2019 einen Bußgeldbescheid in Höhe von 14,5 Millionen Euro an eine namhafte Immobiliengesellschaft verhängt hat. Der Grund: personenbezogene Daten wurden nicht DSGVO-konform gelöscht. Auch in der digitalen Personalakte werden solch sensible Daten verarbeitet. Gemäß DSGVO ist daher sicherzustellen, dass die Einhaltung der Betroffenenrechte – in diesem Fall also die Rechte der Mitarbeiter – eingehalten werden. Im Einzelnen sind das:

Digitale Personalakten bieten hier vielseitige Möglichkeiten, Sie bei der Umsetzung der Betroffenenrechte effektiv zu unterstützen. Angefangen bei elektronischen Akteneinsichten (Self Services), über flexible Bearbeitungsmöglichkeiten, bis zu Sperr- und Löschverfahren.

Damit jedoch nicht genug. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind gemäß Artikel 32 DSGVO auch geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (TOMs) zu ergreifen. Dazu gehören die Pseudonymisierung und Verschlüsselung von Daten, das Sicherstellen von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme, Wiederherstellungsmöglichkeiten und Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der TOMs. Hier gilt es detailliert zu prüfen, welche Sicherheitsfunktionen die gewünschte digitale Personalakte im Bauch hat.

 

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Eine ausführliche Übersicht über das Zusammenspiel digitale Personalakte & DSGVO liefert Ihnen unser Whitepaper zur Datenschutzgrundverordnug!

Mitarbeiterzufriedenheit verbessern: Neue HR-Lösung für digitale Mitarbeiterbefragung

Die Arbeitswelt ist im Umbruch: Überall wo es möglich ist, sind Organisationen wegen Corona von ihrer Präsenzkultur abgerückt und haben die unternehmerischen Vorteile von Homeoffice und digitalen Meetings inzwischen zu schätzen gelernt. Doch wie zufrieden sind ihre Mitarbeiter*innen in dieser Situation und was wünschen sie sich für die Zeit nach Corona?

Beschäftigte wissenschaftlich fundiert befragen

In Kooperation mit den Wirtschafts- und Personalpsychologen Dr. Rüdiger Hossiep und Dr. Karin Gudat haben wir kürzlich eine neue Lösung für die digitale Mitarbeiterbefragung auf den Markt gebracht. Das Online-Tool InMyOp(inion) fußt auf einem von den beiden zunächst unter dem Titel ‘Bochumer Inventar zu Mitarbeiterzufriedenheit und Organisationsklima (BIMO)‘ auf Basis ihrer Forschungstätigkeit an der Ruhr-Universität entwickelten und erprobten Fragebogen. Dieser ist an den strengen Maßgaben für psychologische Testinstrumente ausgerichtet und somit objektiv, zuverlässig, valide und normiert.

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Benedikt Grimm ist Account und Internal Sales Manager bei IQDoQ.