Digitalisierung HR – was kommt eigentlich nach der digitalen Personalakte?

Es ist geschafft! Die Digitalisierung ist erfolgreich in Gang gesetzt, der Papierberg ist weg, die digitale Personalakte erfolgreich in Betrieb. Und jetzt? Wie ändern sich die Arbeitsabläufe in der HR-Abteilung? Wie nutze ich das Potential der HR-Digitalisierung für mein Unternehmen effektiv? Erfahren Sie, wie Sie Ihre HR-Prozesse Schritt für Schritt digitalisieren und so optimal unterstützen.

Digitalisierung der HR: Personalakte, Digitalisierung, Prozesse, Go!

Die Einführung der digitalen Personalakte in einem Unternehmen ist der erste große Schritt zur digitalen Transformation von Human Resources. Mitarbeiterdaten und -dokumente fließen zusammen, sind auf Knopfdruck verfügbar, transparent und sicher. Das Becken ist mit Wasser gefüllt – jetzt geht es ans Schwimmen lernen. Denn Digital HR bedeutet weit mehr, als nur Informationen auf Knopfdruck bereitstellen. Machen Sie die elektronische Personalakte zum zentralen Baustein für Ihre digitale HR-Abteilung!

Die ersten Schwimmzüge in der digitalen Transformation kommen ganz von selbst:

• Personalakten werden nicht mehr verschickt, sondern sind ganz unabhängig vom Standort digital verfügbar.
• Eine Vielzahl von Excellisten wird überflüssig, denn die eAkte liefert auf Knopfdruck Antworten auf Fragen wie: Wie viele Ersthelfer habe ich am Standort Berlin, oder auch welche Mitarbeiter fahren aktuell einen Dienstwagen?
• Aufgaben und Termine werden digital gesetzt, ohne dass Papier von einem Schreibtisch zum nächsten wandern muss.

Die digitale Personalakte gilt es nun weiter auszubauen. Dabei sollten Sie jedoch nicht direkt vom 10-Meter-Turm springen, sondern erstmal mit den Basics starten. Hierfür bieten sich eine ganze Reihe einfacher Prozesse an, die sich Schritt für Schritt ausbauen lassen und Ihnen in Zukunft dabei helfen, Ihre administrativen Aufgaben zu reduzieren.

Bei der Digitalisierung der HR helfen Self Service Funktionen!

Mit einem Employee Self-Service können Sie Mitarbeitern des Unternehmens die Einsicht in ihre eigene Personalakte – oder auch nur Teilen davon – freischalten. Genauso können Sie über Manager Self-Services den Vorgesetzten im Unternehmen die ggf. eingeschränkte Einsicht in die Akten ihrer Mitarbeiter ermöglichen. Das reduziert nicht nur die Anrufe in der Personalabteilung, sondern ermöglicht Ihnen auch, die Entgeltabrechnungen digital zu verteilen und damit Druck- und Portokosten zu sparen. Die Self-Service Funktionalitäten können dabei nach und nach eingesetzt werden. Angefangen bei der reinen Akteneinsicht über den Upload von AU-Bescheinigungen und allgemeine Mitarbeiteranfragen, bis zur Abbildung von digitalen Anträgen – z. B. für Weiterbildungen.

Digital HR: EAkte für die Erstellung personalisierter Korrespondenz nutzen!

In der Personalakte sind von der Mitarbeiteradresse bis zum Gehalt alle aktuellen Daten der Mitarbeiter vorhanden. Nutzen Sie die Möglichkeit, diese Daten automatisiert in Schreiben, Serienbriefe und Emails einfließen zu lassen: Ein Korrespondenzmodul mit integrierter Vorlagenverwaltung in der Personalakte macht es möglich. So werden Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Standardschreiben und Co. auf Knopfdruck personalisiert, versendet und in der jeweiligen Mitarbeiterakte abgelegt – bei Bedarf auch mit Belegerwartung, so dass Sie jederzeit im Blick haben, welche Schreiben vom Mitarbeiter unterzeichnet zurückgesendet wurden. Damit gewinnen Sie nicht nur Zeit beim Erstellen der Schreiben, sondern profitieren auch von einer zentralen Vorlagenverwaltung, die immer auf dem aktuellen Stand ist und in der ein neues Unternehmenslogo mit nur einem Klick in alle Vorlagen eingefügt ist.

Digitalisieren Sie Ihre Checklisten!

Was ist zu tun bei einer Versetzung? Was bei der Heirat eines Mitarbeiters oder einer Seminaranmeldung? Bilden Sie Ihre Checklisten für solche Fälle einfach in der elektronischen Personalakte ab! Digitale Checklisten sorgen nicht nur dafür, dass keine Aufgaben unter den Tisch fallen, sondern unterstützen HR in Zukunft auch aktiv in der Abarbeitung der To Dos, indem sie beispielsweise direkt auf Korrespondenzvorlagen verlinken oder auch Belegerwartungen erzeugen.

Digitale Transformation durch strukturierte HR-Workflows.

Nachdem Sie mit einfachen Prozessen das Schwimmen im Becken Ihrer Daten und Dokumente gelernt haben, d. h. einen wichtigen Schritt für erfolgreiches Management von Big Data im HR geschafft haben, ist es nun an der Zeit sich auf den Sprungturm zu wagen. Mit Hilfe von strukturierten Workflows bilden Sie wiederkehrende HR-Prozesse ab, deren Ablauf klar definiert ist und dokumentiert wird. Zum Beispiel:

• Mitarbeiteranträge, die zunächst vom Vorgesetzten freigegeben und anschließend in der Personalabteilung bearbeitet werden.
• Betriebsratsfreigaben für personelle Einzelmaßnahmen wie Versetzungen und Kündigungen.
• Personalentwicklungsgespräche mit Fremd- und Selbsteinschätzung.

Hier sorgt die Technologie für einen reibungslosen Prozessablauf, überwacht Termine und Fristen und protokolliert Ergebnisse.

Mehr als nur digitales Papier: Durch die automatisierte Unterstützung Ihrer Personalarbeit entfaltet die eAkte ihr volles Potential und verschafft Ihnen Freiräume für strategische Personalarbeit. Dabei lohnt es sich, schrittweise in die Digitalisierung von Human Resources einzusteigen. Starten Sie gezielt dort, wo Sie mit kleinen Maßnahmen große Effekte bewirken können und treiben Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen aktiv voran!

Weiterer Lesetipp: Im gerade erschienenen E-Magazin Digitale Personalakte von DATAKONTEXT finden Sie zu diesem Thema einen ausführlichen Artikel unseres Managing Directors Frank Rüttger sowie unseres Account Managers Jonas Erkel.