Die digitale Personalakte –
Einfach. Schnell. Sicher.

Mit der Digitalisierung von Personalakten befreien Sie sich von der Ablage Ihrer Personaldokumente und gestalten administrative HR-Prozesse effizient und sicher. Das Ergebnis: Ihre HR-Mitarbeiter sind auskunftsfähig auf Knopfdruck und gewinnen mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung und Employer Branding. Und mehr Service für Ihre Mitarbeiter, z. B. durch elektronische Antrags-Workflows.

Die digitale Personalakte macht Ihnen den Datenschutz einfach: Mit der Software können Sie Datenschutzrichtlinien wie die EU-Datenschutzgrundverordnung oder gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungsfristen nachweislich einhalten – als mittelständisches Unternehmen genauso wie als internationaler Konzern. Sie ist das Sprungbrett in die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung und kann weit mehr, als nur den Gang zum Hängeregister vermeiden. Starten Sie die digitale Transformation mit unserer digitalen Personalakte!

Anschaulich erklärt:
Wie die digitale Personalakte Sie optimal unterstützt

Profitieren Sie von unserer Erfahrung

35
Jahre Erfahrung mit DMS-Lösungen
100
Zufriedene Referenzkunden
176455
Erfolgreich digitalisierte Personalakten

Unser Beratungsangebot

Quick Check: Digitale Personalakte

Sie wollen sich von Ihrer Papierablage befreien und sich mit einer digitalen Personalakte Freiräume im Tagesgeschäft verschaffen, sind aber unsicher, wie Sie die Einführung der digitalen Personalakte am besten auf den Weg bringen können?

Wir stehen Ihnen als Partner zur Seite. Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung aus rund 100 Einführungsprojekten bei Unternehmen jeder Größe und aus ganz unterschiedlichen Branchen! In unserem Beratungsworkshop Quick-Check Digitale Personalakte analysieren wir mit Ihnen Ihre aktuellen Herausforderungen und bereiten Sie auf mögliche Stolpersteine vor, damit Sie Ihre Dokumente und Akten erfolgreich digitalisieren können.

Das Ergebnis: Individuelle Handlungsempfehlungen, mit denen Sie schnell an Ihr Ziel – die digitale Personalakte – kommen. Und so schon bald von effizienten und transparenten HR-Prozessen profitieren können.

Ihr Workshop

Wir unterstützen Sie bei der Einführung der digitalen Personalakte. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir:

  • Wie Sie wie wichtige Personen bzw. Stakeholder im Unternehmen – Management, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter und IT – für das Projekt „Digitale Personalakte“ gewinnen und optimal einbinden.
  • Wie Sie die für Ihre Anforderungen passsende digitale Personalakte finden.
  • Welche Digitalisierungsstrategien für Ihre Papierakten in Frage kommen.
  • Wie Sie Ihr Einführungsprojekt neben dem Tagesgeschäft effizient bewältigen können.

Dabei beraten wir Sie produktunabhängig, das bedeutet unabhängig davon, für welche digitale Personalakte sie sich entscheiden.
 

Anfrage Workshop

Gewusst wie

Personalakten digitalisieren

Wie werden bestehende Personalakten digitalisiert, damit sie in einem gewohnten Umfeld und darüber hinaus effizient nutzbar sind? In unserem Whitepaper erfahren Sie mehr zu den verschiedenen Lösungsansätzen. Gerne empfehlen wir Ihnen außerdem erfahrene Scan-Dienstleister oder - noch einfacher - werden wir als Generalunternehmer für Sie tätig. Im Rahmen der Einführung unserer digitalen Personalakte Personalakte verantworten wir dann nicht nur die Übernahme Ihrer Daten, sondern auch das initiale Scannen Ihrer Dokumente. 

 

Whitepaper anfordern

Information2Go

Wissen zum Mitnehmen

Wie überzeuge ich Betriebsrat und Co. von der digitalen Personalakte? Was ist beim Thema digitale Personalakte und Datenschutz zu beachten? Unsere Whitepaper, Videos und Produktinformationen geben Ihnen einen direkten Überblick über unsere digitale Personalakte und weitere Lösungen. Aktuelle Artikel rund um IQDoQ und HR finden Sie in unserem Blog.
 

Zu IQ Wissen

Verwalten auf Knopfdruck –
Die Vorteile unserer digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte IQAkte Personal entlastet Sie von administrativen Aufgaben und ermöglichst endlich einfaches Verwalten innerhalb von HR-Prozessen. Sie ist Ihr Einstieg in die Digitalisierung der HR. Dazu kombiniert sie intelligente Funktionen, die die Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und strukturierte Verarbeitung Ihrer Personaldaten so einfach, zeitsparend und sicher macht wie nie zuvor. Änderungen an Berechtigungen, Registern, Dokumentarten und Auswahllisten können Sie zudem flexibel selbst vornehmen.

Die elektronische Personalakte IQAkte Personal ist jederzeit um weitere Akten, Funktionsmodule oder HR-Prozesse erweiterbar und somit zukunftssicher.

Nutzen Sie einen ersten Einblick in unsere Software für die digitale Personalakte IQAkte Personal

Gewinnen Sie einen Eindruck von unserer digitalen Personalakte und ihren cleveren Funktionen, die Ihre Arbeitsabläufe optimal unterstützen.

Virtueller Aktendeckel
Blätterfunktion
Startseite
Workflows
Checklisten
Personalisierte Korrespondenz erzeugen
Service Portal (ESS und MSS)

Alle Vorteile der digitalen Personalakte IQAkte Personal

Egal ob Personaldaten, Personaldokumente (Arbeitsvertrag oder andere wichtige Dokumente), PDFs, MS Office Dokumente oder E-Mails aus Outlook – dank vielseitiger Schnittstellen und integriertem Scan-Client legen Sie analoge und digitale Dokumente auf Knopfdruck revisionssicher in der digitalen Personalakte ab. So sind alle Mitarbeiterdaten zentral gespeichert, was Ihnen bei Ihren Aufgaben Zeit und im Unternehmen Platz spart.

Wenn Sie auf Akten standortbedingt nicht sofort zugreifen können, da Ihre Personalabteilung dezentral arbeitet, wird es meistens schwierig und zeitintensiv. Mit einer elektronischen Personalakte verwalten Sie Personaldaten und weitere Dokumente Ihrer Mitarbeiter ganz einfach orts- & zeitunabhängig. Per Service Portal haben jederzeit mobilen Zugriff auf Personalakten und sind bei jedem Termin standortübergreifend digital ausgerüstet.

Dank Blätterfunktion, Stichwort- und Volltextsuche finden Sie sekundenschnell die gewünschten Dokumente, Personaldaten, Fähigkeiten oder Mitarbeiterinformationen – ganz intuitiv als ideale Basis für Ihr Personalcontrolling. Mit einer E-Akte wissen Sie immer, was wo abgelegt ist – und müssen nicht ewig nach Personaldaten und Dokumenten suchen. Sie erhalten mit wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Mitarbeiterinformationen. So sparen Sie sich nicht nur manuelle Arbeit und Zeit, sondern auch Platz, hohe Kosten und Ihre HR-Abläufe werden effizienter und nachhaltiger.

Sicher ist sicher. Die revisionssichere, verschlüsselte Datenablage, das rollenbasierte Rechtesystem mit Mandantenfunktion und die Verwaltung der Anwendung direkt in der Personalabteilung bieten Ihnen ein Maximum an Datenschutz – ohne Umweg über die IT-Administration. Die digitale Personalakte schützt vertrauliche Mitarbeiterdaten besser als eine Akte in Papierform: Das integrierte Rechtesystem verhindert eventuellen unberechtigten Zugriff auf Ihre elektronische Personalakte.

Hier passt alles zusammen: Die Personaldaten aus Ihrem HR-System sowie die Gehaltsdaten und -dokumente werden automatisch in die digitale Personalakte übernommen und regelmäßig aktualisiert. Auch aus einer vorhandenen Software für das Bewerbermanagement lassen sich alle Daten und Dokumente eines neuen Mitarbeiters einfach übernehmen. Als zentrale Informationsbasis sorgt die digitale Personalakte damit für sichere und optimierte Abläufe.

Mit digitalen Checklisten, HR-Prozessen, Terminerinnerungen und Wiedervorlagen behalten Sie alle Aufgaben und Termine im Blick – die für den europäischen Datenschutz (DSGVO)-relevanten Löschfristen genauso wie die Probezeit von neuen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Die IQAkte Personal erinnert Sie automatisch an alle wichtigen Fristen und Termine. Mit der digitalen Personalakte bleiben Sie immer auf dem Laufenden.

Digitalisierung der HR macht Ihnen das Leben leicht: Die in die digitale Personalakte integrierte Vorlagenverwaltung erzeugt automatisch personalisierte E-Mails, Formulare und Serienbriefe für Ihre Mitarbeiter – auch mit Barcode zur automatisierten Rückläufer-Erkennung.

Blättern, markieren, Post-its und Notizen – die digitale Personalakte IQAkte Personal ist so simpel wie Papier. Und dazu können Sie: Wiedervorlagen und Aufgaben erstellen, Unterlagen verlinken, Audio-Kommentare hinzufügen und Anlagen ergänzen. Unsere Software zur Verwaltung von elektronischen Personalakten ist eine benutzerfreundliche Anwendung und gewährleistet die einfache Integration bestehender HR-Prozesse.

Entdecken Sie unsere Kunden

„Wegen der Corona-Pandemie befinden wir uns seit Mitte März im Home Office. Wir sind sehr glücklich darüber, dass wir im vergangenen Jahr unsere Akten digitalisiert haben, mit der IQAkte Personal nun über eine verlässliche Software verfügen, die uns überhaupt erst in die Lage versetzt hat, regulär weiterarbeiten zu können. Aus meiner Sicht ein qualitativ hochwertiges und sinnvolles Produkt!“
 

Jessica Gümmer-Postall

Personalvorstand
Evangelische Stiftung Neuerkerode

„Seit ich mit der IQAkte Personal arbeite, kann ich wesentlich effizienter arbeiten. Mitarbeiterinformationen sind jetzt mit einem Klick gefunden, Vorgesetzte können sich im Selfservice informieren und das zeitaufwändige Einsortieren von Dokumenten oder ganzen Akten entfällt! Dabei ist die IQAkte intuitiv und mir bleibt mehr Zeit für strategische Personalarbeit!“
 

Nicole Mose

Personalkauffrau Human Resources
Materna Information & Communications SE

„In der IQAkte Personal sind alle wesentlichen Einstellungen und Abläufe bereits vorgedacht. IQDoQ hat sie für uns dann nur noch individuell angepasst. Das Ergebnis: Nach nur fünf Tagen hatten wir eine digitale Personalakte, die sogar unsere spezifischen Anforderungen bestens abbildet und unsere Kliniken optimal vernetzt.“
 


Volker Bach

Personalleiter
Vestische Caritas-Kliniken

„In der IQAkte Personal war alles vorhanden, worauf wir gewartet hatten. Die Software war einfach und praktikabel und ließ sich gut an SAP anbinden. Aufwendige Ablage- und Suchprozesse gehören damit der Vergangenheit an. Die Erstellung von Mitarbeiterdokumenten und deren automatisierte Ablage im System ist ein großes Plus in der Administration!“
 

Stefan Renz

Leiter Personalwesen
Kessel AG

Einführung der digitalen Personalakte IQAkte Personal in 5 einfachen Schritten

Als vorkonfigurierte Lösung ist die Software digitale Personalakte IQAkte Personal in nur fünf Schritten an Ihre Anforderungen angepasst und klar zum Start. Keine Angst vor Datenverlust, aufwändiger Weiterbildung oder detaillierten Programmierkenntnissen: Die Einführung der elektronischen Personalakte ist einfach und erfolgt zum Festpreis. Und wenn es etwas mehr sein darf, passen wir die E-Akte IQAkte Personal ganz flexibel mit individuellem Customizing an Ihre Abläufe und Infrastruktur an.

Und so funktioniert es

Kick off
 

Gemeinsam mit Ihren Ansprechpartnern aus HR und IT sowie ggf. einem Scandienstleister stimmen wir den Ablauf des Projektes „Digitale Personalakte“ ab und definieren die notwendigen Ansprechpartner.

Workshop
 

Sie erhalten von uns einen Fragebogen, anhand dessen wir Ihre Anforderungen an die digitale Personalakte gemeinsam erarbeiten. Welche Register, Dokumentarten, Rollen und Rechte sollen in der digitalen Personalakte verfügbar sein? Wie soll das Layout aussehen?

Setup IQAkte Personal
 

Wir installieren den Server der digitalen Personalakte IQAkte Personal wahlweise bei Ihnen vor Ort oder in der Cloud. Zudem richten wir einen exemplarischen Client ein und passen die Software IQAkte Personal an Ihre Anforderungen gemäß Workshop und Konzeption an, d. h. wir richten Ihre ausgewählten Module, Berechtigungen, Register usw. ein, so dass Sie Ihre Akten entsprechend digitalisieren können.

Datenübernahme
 

Wir binden die Software für die digitale Personalakte IQAkte Personal an Ihr HR-System an, um Ihre Stammdaten zu übernehmen. Erfolgt die Digitalisierung Ihrer Bestandsakten durch einen Scandienstleister, importieren wir in diesem Schritt Ihre digitalisierten Personalakten.

Schulung
 

In unserer Schulung lernen Sie, wie Sie Informationen in der digitalen Personalakte IQAkte Personal auf Knopfdruck finden, wie Sie Dokumente einfach, schnell und sicher erstellen, bearbeiten und scannen und wie Sie z. B. Register und Berechtigungen in der elektronischen Personalakte IQAkte Personal verwalten. Dann heißt es loslegen – Ihre digitale Personalakte IQAkte Personal ist einsatzbereit.

Erfahren Sie mehr im Webcast

Lernen Sie die Software für digitale Personalakte IQAkte Personal in unserem Webcast kennen und erfahren Sie:

  • Welche Möglichkeiten Ihnen die vorkonfigurierte Lösung bietet
  • Wie Sie schnell und unkompliziert Ihre HR Prozesse mit der eAkte digitalisieren
  • Wie Sie die Software für digitale Personalakten IQAkte Personal in Ihrem Unternehmen einführen
     

Zu den Terminen

Unser Ziel:
Die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung

8
Basis-Funktionen
6
Module
4
Prozesse
1
Ziel

Die IQAkte Personal:
Funktionen, Module und Prozesse


FUNKTIONEN
  • Personaldaten und Personaldokumente verwalten
  • Dokument- und aktenübergreifende Suche mit Blätterfunktion und OCR
  • Dokumente scannen und importieren
  • Dokumente versionieren und bearbeiten
  • Personalisierte Dokumente, E-Mails und Serienbriefe erstellen
  • Belegerwartungen erzeugen
  • Wiedervorlagen und Aufgabenverteilung
  • Mobiler Zugriff

MODULE
  • Self Service Portal
  • Bewerberakte / Bewerbungsunterlagen
  • HR Office: Arbeitgeberakte
  • HR Analytics: Auswertungen
  • Dokumentationsakte
  • Mieterakte für Betriebswohnungen

DIGITALE HR PROZESSE
  • Digitale Checklisten
  • Workflow: Mitarbeiter-Anträge
  • Workflow: Betriebsratsfreigaben
  • Individuelle Workflows

Module der digitalen Personalakte
IQAkte Personal

Hilfe zur Selbsthilfe

Mit dem Employee-Self-Service sowie dem Manager-Self-Service steht den Mitarbeitern und Führungskräften in Ihrem Unternehmen ein Webclient für die einfache und schnelle Einsicht in die eigene elektronische Personalakte bzw. die Akte der Mitarbeiter zur Verfügung. Dabei entscheiden Sie für die Self-Service-Zugänge, ob die vollständige Akte oder nur ausgewählte Register einsehbar sind, ob der Employee-Self-Service temporär oder dauerhaft verfügbar ist und ob der Manager-Self-Service transitiv erfolgt oder auf die direkten Mitarbeiter beschränkt ist.

Effizientes Wissens- und Projektmanagement

Damit auch HR-Dokumente, die nicht explizit einer Personalakte zuzuordnen sind, wie beispielsweise Betriebsvereinbarungen und Verträge mit Personal-Dienstleistern, sicher aufbewahrt und jederzeit abrufbar sind, bietet die digitale Personalakte IQAkte Personal mit dem HR Office eine zentrale Ablagemöglichkeit in Form einer Arbeitgeberakte. Sie verfügt über eine individuell anpassbare zweistufige Registerstruktur. Auch kann jeder Sachbearbeiter darin seine eigenen Dokumente in einem persönlichen Ordner ablegen – zentral und revisionssicher. So wird das HR Office Ihre Basis für effizientes Wissens- und Projektmanagement in der HR-Abteilung.

Immer gut vorbereitet

Die Dokumentationsakte der digitalen Personalakte IQAkte Personal verwaltet alle Unterlagen zur Systemdokumentation und Wartung Ihres Systems. Ebenfalls Bestandteil der Dokumentationsakte ist eine Muster-Verfahrensdokumentation für die digitale Personalakte. So steht einer Zertifizierung der Revisionssicherheit nichts mehr im Wege.

Transparenz über alle Bewerbungen

Mit der Bewerberakte der IQAkte Personal verwalten Sie Ihre Stellen, Bewerber und Bewerbungen auf Knopfdruck. Egal ob Papierbewerbung oder elektronisch. Sie möchten sehen, welche Bewerbungen auf eine bestimmte Stelle eingegangen sind oder auf welche Stellen sich ein bestimmter Bewerber beworben hat? Die Bewerberakte liefert Ihnen blitzschnell die gewünschten Informationen mit Stichwort- und Volltextsuche. Mit der integrierten aktenübergreifenden Suche erhalten Sie zudem einen schnellen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Bewerber. Lassen Sie sich z. B. die Lebensläufe Ihrer Bewerber nebeneinander anzeigen und nutzen Sie die Blätterfunktion der IQAkte Personal. Für eine effiziente Kommunikation mit Ihren Bewerbern steht Ihnen das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal zur Verfügung.

Verwaltung von Mietern

Sie möchten nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch die Mieter Ihrer Betriebswohnungen einfach, schnell und sicher verwalten? In der IQAkte Personal steht Ihnen hierfür das Modul Mieterakte zur Verfügung, mit dem Sie nicht nur interne und externe Mieter, sondern auch Ihre Wohneinheiten und Mietverhältnisse effizient verwalten. Dabei sorgen intergierte Excel-Reports und das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal für effiziente Verwaltung und Kommunikation.

Auswertungen auf einen Blick

Vorausschauende Personalplanung und HR als Business Partner – dafür sind intelligente Analysen und Auswertungen die Voraussetzung. Und unser Modul IQAkte Analytics die Lösung: Auf Knopfdruck können alle in der Personalakte gespeicherten Daten und Dokumente direkt aus der Akte heraus analysiert und ausgewertet werden. Präsentationsdiagramme und Reports verschaffen einen schnellen Überblick über die Ergebnisse vordefinierter Standardabfragen und individueller Ad-hoc-Analysen. Selbstverständlich können diese auch zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportiert werden. Dabei gilt auch hier das feingranulare Rechtekonzept der digitalen Personalakte: Daten auswerten darf nur derjenige, der über die benötigten Zugriffsrechte verfügt.

Digitale HR-Prozesse
Mit der digitalen Personalakte IQAkte Personal

Ist mit der Einführung der digitalen Personalakte der Einstieg in die digitale HR-Arbeitswelt geschafft, bietet Ihnen die elektronische Personalakte IQAkte Personal vielseitige Möglichkeiten, auch Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren. Angefangen bei digitalen Checklisten, die Sie ad hoc in der Personalakte erstellen, bearbeiten und weiterleiten können, bis hin zu Workflows, die auf Basis von Prozessdiagrammen erstellt werden und die einem festen Ablauf folgen. Sie profitieren also sehr umfassend von der Nutzung von digitalen Personalakten. Lernen Sie auch unsere weiteren HR-Lösungen kennen, zum Beispiel für Ihre Personalentwicklungsgespräche und Mitarbeiterbefragungen.  

Digitale Checklisten erstellen Sie in der digitalen Personalakte IQAkte Personal ganz einfach selbst. Dafür stehen Ihnen nach einem Baukastenprinzip verschiedene Aufgabenmodule zur Verfügung, die Sie dann ganz nach Ihren Bedürfnissen kombinieren und als fertige Checkliste Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. So einfach geht es mit elektronischen Personalakten.

Angefangen beim einfachen Abhaken eines vorgegebenen To Dos, über Bausteine zur Texteingabe, bis hin zu Modulen, die die Korrespondenzerzeugung anstoßen oder eine Belegerwartung erzeugen – Checklisten sind für ganz unterschiedliche HR Prozesse geeignet. Sie unterstützen Sie beispielsweise bei der Bearbeitung von Elternzeitanträgen, Auslandsentsendungen oder Onboarding-Abläufen. Die digitale Personalakte macht Personalern den Alltag einfacher!

Der Workflow Personelle Maßnahmen ist ein Standard-Workflow der IQAkte Personal für die Betriebsratsfreigabe von Einstellungen, Ein- bzw. Umgruppierungen oder Versetzungen.

Der Workflow beginnt mit der Generierung eines Dokuments, das die geplante personelle Maßnahme dokumentiert. Dieses durchläuft zunächst eine interne Qualitätssicherung und Freigabe innerhalb der Personalabteilung und wird anschließend dem Betriebsrat zur Prüfung weitergeleitet. Dem Betriebsrat stehen nun verschiedene Reaktionsmöglichkeiten offen: zur Kenntnis nehmen, zustimmen, ablehnen oder die Notwendigkeit der Maßnahme bestreiten. Anschließend erfolgt die finale Bearbeitung der personellen Maßnahme durch die Personalabteilung.

 

Mit Hilfe des Standard-Workflows zur Bearbeitung von Anträgen stellen Mitarbeiter elektronische Anträge, die einen zweistufigen Genehmigungsprozess durchlaufen

Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte können den Bearbeitungsstatus der Anträge jederzeit über ihren Self-Service-Zugang einsehen und werden über den Ausgang des Bearbeitungsprozesses per E-Mail informiert. Der Inhalt der Anträge wird über flexible Formulare gesteuert. So nutzen Sie den Antrags-Workflow ganz individuell zum Beispiel für Elternzeitanträge oder Weiterbildungen.

Die IQAkte Personal enthält eine integrierte Workflow-Engine, mit der Ihre individuellen HR-Prozesse grafisch abgebildet werden.

Dabei sind ganz unterschiedliche Aufgaben pro Workflow-Schritt möglich: von manuellen Benutzerinteraktionen wie dem Anklicken eines Freigabe-Buttons über Dokumenterzeugung und automatische Berechnungen bis hin zu Skriptbausteinen, die beispielsweise Informationen aus Drittsystemen abrufen. Jeder Prozessschritt kann bei Bedarf mit Bearbeitungsfristen und Eskalationsschritten versehen werden.

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Sie möchten Ihre Akten digitalisieren, haben Fragen bzgl. der digitalen Personalakte oder wünschen einen unverbindlichen Beratungstermin? Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen!

 

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Martina Brehm

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