Die digitale Personalakte und Digital HR. 
Einfach. Schnell. Sicher.

IQDoQ Mitarbeiter am Tisch über die digitale Personalakte.

Die digitale Personalakte: Mehr als digitales Papier.

Schluss mit Aktenschleppen und Papierbergen in Ihrem Unternehmen! Mit der digitalen Personalakte IQAkte Personal verwalten Sie die Personalakten Ihrer Mitarbeiter elektronisch – und damit effizienter und transparenter als je zuvor.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierakten sind alle personalrelevanten Dokumente in der digitalen Personalakte unmittelbar verfügbar. Somit ist die Personalaktenführung einfach, schnell und sicher. Standortübergreifend, intuitiv und mit eigens definierten Zugriffsrechten.

Für kleine und mittelständische Unternehmen oder internationale Konzerne - die digitale Personalakte ist die Antwort für die Digitalisierung und Archivierung ihrer Mitarbeiterdokumente. Die klassische Papierakte ist passé - profitieren Sie von den Vorteilen elektronischer Akten und bringen Sie mehr Effizienz und Sicherheit in die Workflows Ihrer Personalarbeit.

Und so unterstützt die digitale Personalakte Ihre Arbeitsabläufe optimal:

  • Alle Mitarbeiter-Informationen mit einem "Klick"
  • Integriertes Workflow-Management
  • Personalisierte Anschreiben und elektronische Dokumente
  • Auswertungen für Ihr Personalcontrolling und Management
  • Vorlage zur digitalen Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen

Nutzen Sie die elektronische Personalakte IQAkte Personal als digitale Basis für Ihre Personalarbeit.

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Download Produktbroschüre (PDF, 2.57 MB)

IQAkte Personal – einfach und schnell erklärt

Eine Auswahl unserer Kunden

Digitale Personalakte: Ihre Vorteile

Die Vorteile der digitalen Personalakte.

Endlich: Verwalten auf Knopfdruck.

Aufwändiges Tagesgeschäft. Stress bei zeitgleichen Anfragen zu unterschiedlichsten Themen. Hektische Suche nach Mitarbeiterdaten. Das kennen Sie? Wir auch. Und darum haben wir die IQAkte Personal entwickelt – die digitale Personalakte, die Sie von administrativen Aufgaben entlastet und endlich einfaches Verwalten innerhalb von HR Prozessen ermöglicht.

Download Anwenderbericht (PDF, 898 KB)

So einfach geht Information Management heute

Alles auf einen Blick

Mitarbeiter- sowie übergreifende HR-Informationen sind sofort verfügbar. Das schafft Freiräume für wichtigere Dinge wie die strategische Personalarbeit.

Die elektronische Personalakte, die sich rechnet

Kein Aktenschleppen, kein Porto für Gehaltsabrechnungen, kein Lagerraum: Die digitale Personalakte spart Geld, Raum und Verwaltungsaufwand. 

Zertifizierte Revisionssicherheit

Regelmäßige TÜViT-Zertifizierungen im Anwendungsbetrieb - auf diese Lösung kann man sich mit gutem Gewissen verlassen.

Ready-to-use

Als individuell anpassbare Standardlösung ist die IQAkte Personal in nur 5 Tagen einsatzbereit.

Vereinfachter Workflow

Die IQAkte Personal unterstützt die Arbeitsweise in der HR Abteilung effizient.

Perfekte Planungsgrundlage

Mit Analysen und Auswertungen optimiert die digitale Personalakte Ihr Personalcontrolling.

"Und, was hat's gebracht?" Das haben wir unsere IQAkte Personal Kunden gefragt. Lesen Sie die Antworten in unserer Kundenumfrage.

Download Artikel Kundenumfrage (PDF, 211 KB)

Aktuelle Aufgabenübersicht – Die individualisierbare Startseite der IQAkte Personal
Aktuelle Aufgabenübersicht – Die individualisierbare Startseite der IQAkte Personal
Alle Prozesse im Griff - die Checklisten der IQAkte Personal
Alle Prozesse im Griff - die Checklisten der IQAkte Personal
Suche nach einer Mitarbeiterakte – Die Stammdatenansicht der IQAkte Personal
Suche nach einer Mitarbeiterakte – Die Stammdatenansicht der IQAkte Personal
Mitarbeiter-Skills auf Knopfdruck – Die Skill-Verwaltung der IQAkte Personal
Mitarbeiter-Skills auf Knopfdruck – Die Skill-Verwaltung der IQAkte Personal
Suche in einer Mitarbeiterakte – Die Formularansicht der IQAkte Personal
geoeffnete-Akte
Durch eine Personalakte blättern – Die DoQFlow Ansicht der IQAkte Personal
Durch eine Personalakte blättern – Die DoQFlow Ansicht der IQAkte Personal
Wie auf Papier – Die Bearbeitungsfunktionen der IQAkte Personal
Wie auf Papier – Die Bearbeitungsfunktionen der IQAkte Personal
Personalisierte Schreiben erzeugen – Die MS Word Integration der IQAkte Personal
Personalisierte Schreiben erzeugen – Die MS Word Integration der IQAkte Personal
Suche nach Dokumenten über alle Personalakten – Die Suchmaske der IQAkte Personal
Suche nach Dokumenten über alle Personalakten – Die Suchmaske der IQAkte Personal
Selbstständige Akteneinsicht – Der Selfservice für Führungskräfte der IQAkte Personal
Selbstständige Akteneinsicht – Der Selfservice für Führungskräfte der IQAkte Personal
Dokumentbezogene Erinnerungen – Der Aufgabenbereich der IQAkte Personal
Dokumentbezogene Erinnerungen – Der Aufgabenbereich der IQAkte Personal

Präsentationstermin vereinbaren

Digitale Personalakte: Ihre Funktionen

So unkompliziert wie Papier. Nur intelligenter.

Die digitale Personalakte ist ein intelligentes HR Werkzeug.

Die IQAkte Personal kombiniert intelligente Funktionen, die die Verwaltung mitarbeiterbezogener Daten spürbar erleichtern. Als Spezialist mit dem feinen Gespür für Prozesse und Dokumente hat IQDoQ mit der digitalen Personalakte ein Werkzeug entwickelt, das die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung wie auch die strukturierte Auswertung aller Mitarbeiterinformationen so einfach, zeitsparend und sicher macht wie nie zuvor. Die digitale Akte ist die komfortable Lösung im Personalmanagement.

Digitale Personalakte

Klar, dass die IQAkte Personal alle Mitarbeiterinformationen verwaltet. Aber auch Bewerber und jene Personaldokumente, die sich nicht auf einen einzelnen Mitarbeiter beziehen, haben Sie damit im Griff.

Intuitiv wie Papier

Blättern, markieren, Post-its und Notizen – die IQAkte Personal ist so simpel wie Papier. Und dazu können Sie: Unterlagen verlinken, Audio-Kommentare hinzufügen oder die Stichwort- und Volltextsuche nutzen.

Integrierte Vorlagenverwaltung

Das macht Ihnen das Leben leicht: Die integrierte Vorlagenverwaltung erzeugt personalisierte Schreiben automatisch - wahlweise mit Barcode zur automatisierten Rückläufer-Erkennung.

Einfach ablegen, im Nu finden

Dokumente aus MS Office und MS Outlook legen Sie direkt aus der Anwendung heraus in der jeweiligen Mitarbeiterakte ab. Papierdokumente erfassen Sie mit dem integrierten Scanclient. 

Standard-Schnittstelle zur HR-Software

Hier passt alles zusammen: Mitarbeiter-Stammdaten aus Ihrem HR-System sowie optional die Gehaltsdaten und -dokumente werden automatisch übernommen und regelmäßig aktualisiert. 

IQAkte Analytics

Analyse und Reporting: Wie zum Beispiel Altersstrukturen, Skills und Gehälter im Unternehmen verteilt sind, das zeigt Ihnen die optionale Analyse-Komponente – auch grafisch und in Verbindung mit Excel.

IQAkte Personal.App

Mobile Personalakte: Mit Hilfe der IQAkte Personal.App lassen sich einzelne Dokumente oder ganze Akten auf dem iPad leicht mitnehmen.

Employee Self Service und Manager Self Service

Ein Web-Client erlaubt die (temporäre und eingeschränkte) Akteneinsicht in die eigene Akte, bzw. die elektronischen Akten der eigenen Mitarbeiter.

Integrierte Workflow-Engine

Wie am Schnürchen: Wiedervorlagen, Dokumente zur Bearbeitung weiterleiten, Anträge stellen & bearbeiten sowie individuelle Geschäftsprozesse - das alles erledigt die IQAkte Personal zeitsparend und zuverlässig.

Sicherheit

Die revisionssichere, verschlüsselte Ablage, das rollenbasierte Rechtesystem und die Verwaltung der Anwendung direkt in der Personalabteilung bieten ein Maximum an Datenschutz – ohne Umweg über die IT-Administration.

Mandantenfähig

Vielseitig und doch individuell: Die IQAkte Personal verwaltet mehrere Mandanten auf einem System, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten haben.

Digitale HR Prozesse

Personal bespricht sich und hält eine digitale Personalakte im Tablet in der Hand.

Alles im Fluss – digitale HR Prozesse.

Ist mit der digitalen Personal­akte der Einstig in die digitale HR-Arbeitswelt geschafft, bietet Ihnen die IQAkte Personal vielseitige Möglichkeiten auch Ihre HR Prozesse digital zu unterstützen. Angefangen bei digitalen Checklisten, die Sie ad hoc in der Personal­akte erstellen, bearbeiten und weiterleiten können, über Workflows, die auf Basis von Prozessdiagrammen erstellt werden und einem festen Ablauf folgen, bis hin zu ergänzenden Anwendungen wie unserer Lösung für Personalentwicklungsgespräche.

Beispiele für digitale HR Prozesse

Checklisten

Digitale Checklisten erstellen Sie in der IQAkte Personal ganz einfach selbst. Dafür stehen Ihnen nach einem Baukastenprinzip verschiedene Aufgabenmodule zur Verfügung, die Sie dann ganz nach Ihren Bedürfnissen kombinieren und als fertige Checkliste Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Angefangen beim einfachen Abhaken eines vorgegebenen To Dos, über Bausteine zur Texteingabe bis hin zu Modulen, die die Korrespondenzerzeugung anstoßen oder eine Belegerwartung erzeugen – Checklisten sind für ganz unterschiedliche HR Prozesse geeignet. Sie unterstützen Sie beispielsweise bei der Bearbeitung von Elternzeitanträgen über Auslandsentsendungen bis zur Bearbeitung von Onboarding-Abläufen.

Anwendung Personalentwicklungsgespräch

Das Personalentwicklungsgespräch ist eine Web-Anwendung, die auf Basis eines stellenbezogenen Kompetenzmodells nach Paul Helwig für jeden Mitarbeiter einen Fragebogen zur Fremd- und Selbsteinschätzung generiert. Auf Basis dieser übereinandergelegten Einschätzungen von Mitarbeiter und Führungskraft erfolgt das Personalentwicklungsgespräch, dessen Vereinbarungen protokolliert und in der Personalakte archiviert werden.

Ein integriertes Fristenmanagement und Wiedervorlagen sorgen dafür, dass die Personalentwicklungsgespräche nicht nur effizient durchgeführt, sondern auch pünktlich abgeschlossen werden.

Workflow Personelle Maßnahmen

Der Workflow Personelle Maßnahmen ist ein Standard-Workflow der IQAkte Personal für die Betriebsratsfreigabe von Einstellungen, Ein-/ bzw. Umgruppierungen oder Versetzungen.

Der Workflow beginnt mit der Generierung eines Dokuments, das die geplante personelle Maßnahme dokumentiert. Dieses durchläuft zunächst eine interne Qualitätssicherung und Freigabe innerhalb der Personalabteilung und wird anschließend dem Betriebsrat zur Prüfung weitergeleitet. Dem Betriebsrat stehen nun verschiedene Reaktionsmöglichkeiten offen: zur Kenntnis nehmen, zustimmen, ablehnen oder die Notwendigkeit der Maßnahme bestreiten. Anschließend erfolgt die finale Bearbeitung der personellen Maßnahme durch die Personalabteilung.

Workflow Anträge

Mit Hilfe des Standard-Workflows zur Bearbeitung von Anträgen stellen Mitarbeiter elektronische Anträge, die einen zweistufigen Genehmigungsprozess durchlaufen (Führungskraft und Personalsachbearbeitung). Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte können den Bearbeitungsstatus der Anträge jederzeit über ihren SelfService Zugang einsehen und werden über den Ausgang des Bearbeitungsprozesses per Email informiert.

Den Inhalt der Anträge legen Sie in der Personalabteilung dabei ganz einfach über Word-Vorlagen selbst fest. So nutzen Sie den Antrags-Workflow ganz flexibel zum Beispiel für Elternzeitanträge oder Weiterbildungen.

Individuelle Workflows

Die IQAkte Personal enthält eine integrierte Workflow-Engine, mit der Ihre individuellen HR-Prozesse grafisch abgebildet werden.

Dabei sind ganz unterschiedliche Aufgaben pro Workflow-Schritt möglich: Von manuellen Benutzerinteraktionen wie dem Anklicken eines Freigabe-Buttons über Dokumenterzeugung und automatische Berechnungen bis hin zu Skriptbausteinen, die beispielsweise Informationen aus Drittsystemen abrufen. Jeder Prozessschritt kann bei Bedarf mit Bearbeitungsfristen und Eskalationsschritten versehen werden.

Mehr erfahren

Sehen Sie sich hier unser aufgezeichnetes Webinar zu den IQAkte Personal Checklisten an.

Die Digitale HR-Abteilung

Die digitale Personal­akte als zentraler Baustein für die digitale HR-Abteilung.

Voll vernetzt – die digitale Personal­akte als zentraler Baustein für die digitale HR-Abteilung.

Digitale Transformation, Digital HR, Arbeiten 4.0 –mit der IQAkte Personal schaffen Sie die Basis für Ihre digitale HR-Abteilung. Die digitale Personal­akte kann nicht nur einfach und schnell um weitere Module wie Bewerberakte, Arbeitgeberakte (HR Office), Dokumentationsakte und Mieterakte für Betriebswohnungen erweitert werden, sondern verfügt auch über vielseitige Schnittstellen für eine Vernetzung innerhalb der HR-IT-Systeme – von der Gehaltsabrechnung bis zum Bewerbermanagement. Mit den SelfService-Zugängen und der IQAkte Personal.App erweitern Sie zusätzlich den Nutzerkreis der IQAkte Personal.

Bewerberakte

Mit der Bewerberakte der IQAkte Personal verwalten Sie Ihre Stellen, Bewerber und Bewerbungen auf Knopfdruck. Egal ob Papierbewerbung oder elektronisch. Sie möchten sehen, welche Bewerbungen auf eine bestimmte Stelle eingegangen sind oder auf welche Stellen sich ein bestimmter Bewerber beworben hat – die Bewerberakte liefert Ihnen blitzschnell die gewünschten Informationen mit Stichwort- und Volltextsuche.

Mit der integrierten aktenübergreifenden Suche erhalten Sie zudem einen schnellen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Bewerber. Lassen Sie sich z. B. die Lebensläufe Ihrer Bewerber nebeneinander anzeigen und nutzen Sie die Blätterfunktion der IQAkte Personal. Für eine effiziente Kommunikation mit Ihren Bewerbern steht Ihnen das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal zur Verfügung.

HR Office - Arbeitgeberakte

Damit auch HR-Dokumente, die nicht explizit einer Personal­akte zuzuordnen sind, wie beispielsweise Betriebsvereinbarungen und Verträge mit Personal-Dienstleistern, sicher aufbewahrt und jederzeit abrufbar sind, bietet die IQAkte Personal mit dem HR Office eine zentrale Ablagemöglichkeit in Form einer Arbeitgeberakte. Sie verfügt über eine individuell anpassbare zweistufiger Registerstruktur.

Auch kann jeder Sachbearbeiter darin seine eigenen Dokumente in einem persönlichen Ordner ablegen – zentral und revisionssicher. So wird das HR Office Ihre Basis für effizientes Wissens- und Projektmanagement in der HR-Abteilung.

Dokumentationsakte

Die Dokumentationsakte der IQAkte Personal verwaltet alle Unterlagen zur Systemdokumentation und Wartung Ihrer IQAkte Personal.

Ebenfalls Bestandteil der Dokumentationsakte ist eine Muster-Verfahrensdokumentation für die digitale Personal­akte. So steht einer Zertifizierung der Revisionssicherheit nichts mehr im Wege.

Mieterakte

Sie möchten nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch die Mieter Ihrer Betriebswohnungen einfach, schnell und sicher verwalten?

In der IQAkte Personal steht Ihnen hierfür das Modul Mieterakte zur Verfügung, mit dem Sie nicht nur interne und externe Mieter, sondern auch Ihre Wohneinheiten und Mietverhältnisse effizient verwalten. Dabei sorgen intergierte Excel-Reports und das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal für effiziente Verwaltung und Kommunikation.

App

Mit der IQAkte Personal.App nehmen Sie Personal­akten und individuell zusammengestellte Dokumente auf dem iPad einfach, schnell und sicher überall hin mit: zu Führungsgesprächen mit Mitarbeitern oder auch zur Vorbereitung im Home-Office.

Auch eine Bearbeitung Ihrer Dokumente ist in der IQAkte Personal.App möglich. So bringen Sie beispielsweise Anmerkungen, Notizen und Audio-Kommentare an oder erfassen neue Dokumente mit der iPad Kamera. Dabei können Sie alle Änderungen, die Sie innerhalb der App vornehmen, auf Knopfdruck zurück in die Personal­akte synchronisieren.

Self Services

Mit dem Employee Self Service sowie dem Manager Self Service steht Ihren Mitarbeitern und Führungskräften ein Webclient für die einfache und schnelle Einsicht in die eigene Personal­akte, bzw. die Personal­akten der Mitarbeiter zur Verfügung.

Dabei entscheiden Sie für die Self Service-Zugänge, ob die vollständige Akte oder nur ausgewählte Register einsehbar sind, ob der Employee Self Service temporär oder dauerhaft verfügbar ist und ob der Manager Self Service transitiv erfolgt oder auf die direkten Mitarbeiter beschränkt ist.

HR Analytics

Analytics mit unserer digitalen Personalakte.

Strategie und Mitarbeiterbindung

Vorausschauende Personalplanung und HR als Business Partner – dafür sind intelligente Analysen und Auswertungen die Voraussetzung. Und unser Modul IQAkte Analytics die Lösung. Auf Knopfdruck können alle in der Personal­akte gespeicherten Daten und Dokumente direkt aus der Akte heraus analysiert und ausgewertet werden. Präsentationsdiagramme und Reports verschaffen einen schnellen Überblick über die Ergebnisse vordefinierter Standardabfragen und individueller Ad-hoc-Analysen. Selbstverständlich können diese auch zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportiert werden. Dabei gilt auch hier das feingranulare Rechtekonzept der digitalen Personal­akte: Daten auswerten darf nur derjenige, der über die benötigten Zugriffsrechte verfügt.

Intelligente Analysen - Beispiele

  • In welchen Unternehmensbereichen gibt es hohe Fluktuation?
  • Welche Talente & Fähigkeiten schlummern in meinen Mitarbeitern?
  • Wo liegt strategisches Wissen?
  • Wie entwickeln sich Alternsstrukturen?
  • Wie viele Mitarbeiter befinden sich in Elternzeit und welchen Standorten sind diese zugeordnet?

Download Fachartikel HR Analytics (PDF, 856 KB)

Zukunft Personal Europe 2018: IQDoQ zeigt Digital HR rund um die digitale Personalakte

Auf der Messe Zukunft Personal Europe (Köln, 11.-13.09.2018: Halle 3.2, Stand C.03) präsentiert die Materna-Tochter IQDoQ innovative Anwendungsfälle für Digital HR rund um ihre digitale Personalakte IQAkte Personal. Die Standardsoftware lässt sich in nur fünf Tagen einführen und kann später schrittweise zur umfassenden Plattform für Digital HR ausgebaut werden. Neben den IQDoQ-eigenen Komponenten kommt dabei auch innovative Technologie von Partnern zum Einsatz: So zeigt Materna auf dem Messestand die Einbindung von HR-Chatbots, die Standardanfragen von Bewerbern zum Unternehmen, zu Entwicklungsmöglichkeiten und Stellenangeboten automatisiert beantworten. Der Scan-Dienstleister imasol wiederum berät Interessenten zur effizienten Erstübernahme von Papierakten sowie über zusätzliche Digitalisierungsservices im Tagesgeschäft.

Alle News

Webinar digitale Vertragsakte: Mit der IQAkte Vertrag zum digitalen Vertragsmanagement

  • 03.08.2018 von 11:00 - 12:00 Uhr
  • 31.08.2018 von 11:00 - 12:00 Uhr
  • 28.09.2018 von 11:00 - 12:00 Uhr

Wie viele Verträge existieren in welchen Abteilungen und mit welchen Vertragspartnern? Welche Kunden könnten demnächst kündigen? Welche Konditionen bietet ein beauftragter Dienstleister? Mit der IQAkte Vertrag beantworten Sie diese Fragen problemlos.

Im Webcast zeigen wir Ihnen wie und präsentieren zentrale Funktionen wie automatische Vertragserstellung und -korrespondenz, Fristenmanagement und intelligentes Vertragscontrolling – einfach, schnell und sicher.

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*Die Teilnahme ist selbstverständlich kostenfrei!

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Ihr Ansprechpartner

Benedikt Grimm

Account Manager & Internal Sales

Rufen Sie mich an
  06101 / 806-183

Oder schreiben Sie mir
vertrieb@iqdoq.de

Benedikt Grimm ist Account und Internal Sales Manager bei IQDoQ.