Die digitale Personalakte –
Einfach. Schnell. Sicher.
Leichte Auffindbarkeit der Mitarbeiterdaten, sichere Ablage, zentrale Pflege, große Zeit- & Platzersparnis. Die Vorteile der Digitalen Personalakte sind vielfältig! Mit der Digitalisierung von Personalakten befreien Sie sich von der Ablage Ihrer Personaldokumente und gestalten administrative HR-Prozesse effizient und sicher. Das Ergebnis: Ihre HR-Mitarbeiter sind auskunftsfähig auf Knopfdruck und gewinnen mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung und Employer Branding. Und mehr Service für Ihre Mitarbeiter, z. B. durch elektronische Antrags-Workflows.
Die digitale Personalakte macht Ihnen den Datenschutz einfach: Mit der Software können Sie Datenschutzrichtlinien wie die EU-Datenschutzgrundverordnung oder gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungsfristen nachweislich einhalten – als mittelständisches Unternehmen genauso wie als internationaler Konzern. Sie ist das Sprungbrett in die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung und kann weit mehr, als nur den Gang zum Hängeregister vermeiden. Starten Sie die digitale Transformation mit der digitalen Personalakte!
Alle Vorteile der digitalen Personalakte
Gründe für die digitale Personalakte
Dank Blätterfunktion, Stichwort- und Volltextsuche finden Sie sekundenschnell die gewünschten Dokumente, Personaldaten, Fähigkeiten oder Mitarbeiterinformationen – ganz intuitiv als ideale Basis für das Personalcontrolling in Ihrem Unternehmen. Mit einer digitalen Personalakte wissen Sie immer, was wo abgelegt ist – und müssen nicht ewig nach Personaldaten und Dokumenten suchen. Sie erhalten mit wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Informationen Ihrer Mitarbeiter. So sparen Sie sich nicht nur manuelle Arbeit und Zeit, sondern auch Platz im Unternehmen, hohe Kosten und Ihre HR-Abläufe werden effizienter und nachhaltiger.
Hier passt alles zusammen: Die Personaldaten aus Ihrem HR-System sowie die Gehaltsdaten und -dokumente werden automatisch in die digitale Personalakte übernommen und regelmäßig aktualisiert. Auch aus einer vorhandenen Software für das Bewerbermanagement lassen sich alle Daten und Dokumente eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen einfach übernehmen. Als zentrale Informationsbasis sorgt die Digitale Personalakte damit für sichere und optimierte Abläufe.
Sicher ist sicher. Die revisionssichere, verschlüsselte Datenablage im Unternehmen, das rollenbasierte Rechtesystem mit Mandantenfunktion und die Verwaltung der Anwendung direkt in der Personalabteilung bieten Ihnen ein Maximum an Datenschutz – ohne Umweg über die IT-Administration. Die digitale Personalakte schützt vertrauliche Mitarbeiterdaten besser als eine Akte in Papierform: Das integrierte Rechtesystem verhindert eventuellen unberechtigten Zugriff auf die elektronische Personalakte Ihres Unternehmens.
Mit digitalen Checklisten, HR-Prozessen, Terminerinnerungen und Wiedervorlagen behalten Sie alle Aufgaben und Termine im Blick – die für den europäischen Datenschutz (DSGVO)-relevanten Löschfristen genauso wie die Probezeit von neuen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Eine Digitale Personalakte erinnert Sie automatisch an alle wichtigen Fristen und Termine. So bleiben Sie dank der Digitalisierung Ihrer Personalakten immer auf dem Laufenden.
Die Digitalisierung der HR durch eine Digitale Personalakte Software, macht Ihnen das Leben leicht: Die in die elektronische Personalakte integrierte Vorlagenverwaltung erzeugt automatisch personalisierte E-Mails, Formulare und Serienbriefe für die Mitarbeiter im Unternehmen – auch mit Barcode zur automatisierten Rückläufer-Erkennung.
Blättern, markieren, Post-its und Notizen – unsere Digitale Personalakte ist so simpel wie Papier. Und dazu können Sie: Wiedervorlagen und Aufgaben erstellen, Unterlagen verlinken, Audio-Kommentare hinzufügen und Anlagen ergänzen. Unsere Digitale Personalakte Software ist eine benutzerfreundliche Anwendung und gewährleistet die einfache Integration bestehender HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen.
Egal ob Personaldaten, Personaldokumente (Arbeitsvertrag oder andere wichtige Dokumente), PDFs, MS Office Dokumente oder E-Mails aus Outlook – dank vielseitiger Schnittstellen und integriertem Scan-Client legen Sie analoge und digitale Dokumente auf Knopfdruck revisionssicher in der digitalen Personalakte ab. So sind alle Mitarbeiterdaten in Ihrem System zentral gespeichert, was Ihnen bei Ihren Aufgaben Zeit und im Unternehmen Platz spart.
Wenn Sie auf Akten standortbedingt nicht sofort zugreifen können, da Ihre Personalabteilung dezentral arbeitet, wird es meistens schwierig und zeitintensiv. Mit einer digitalen Personalakte verwalten Sie Personaldaten und weitere Dokumente der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ganz einfach orts- & zeitunabhängig. Per Service Portal haben Sie jederzeit mobilen Zugriff auf Personalakten und sind bei jedem Termin standortübergreifend digital ausgerüstet.
Digitale Personalakte:
Funktionen, Module und Prozesse
Die Funktionen
der digitalen Personalakte
Unsere Software für digitale Personalakten "IQAkte Personal" entlastet Sie von administrativen Aufgaben und ermöglichst endlich einfaches Verwalten innerhalb von HR-Prozessen. Sie ist Ihr Einstieg in die Digitalisierung der HR. Dazu kombiniert sie intelligente Funktionen, die die Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und strukturierte Verarbeitung Ihrer Personaldaten so einfach, zeitsparend und sicher macht wie nie zuvor. Änderungen an Berechtigungen, Registern, Dokumentarten und Auswahllisten können Sie zudem flexibel selbst vornehmen.
Die Software für elektronische Personalakten ist jederzeit um weitere Akten, Funktionsmodule oder HR-Prozesse erweiterbar und somit zukunftssicher.
Die Module
der digitalen Personalakte
Unsere Digitale Personalakte bietet Ihnen verschiedene Module von einem Self Service Portal über verschiedene Akten wie Bewerberakte, Arbeitgeberakte, Dokumentationsakte, Mieterakte bis hin zu HR-Auswertungen.
Self-Services
Hilfe zur Selbsthilfe
Mit dem Employee-Self-Service sowie dem Manager-Self-Service steht den Mitarbeitern und Führungskräften in Ihrem Unternehmen ein Webclient für die einfache und schnelle Einsicht in die eigene elektronische Personalakte bzw. die Akte der Mitarbeiter zur Verfügung. Dabei entscheiden Sie für die Self-Service-Zugänge, ob die vollständige Akte oder nur ausgewählte Register einsehbar sind, ob der Employee-Self-Service temporär oder dauerhaft verfügbar ist und ob der Manager-Self-Service transitiv erfolgt oder auf die direkten Mitarbeiter im Unternehmen beschränkt ist.
HR Office
Effizientes Wissens- und Projektmanagement
Damit auch HR-Dokumente, die nicht explizit einer Personalakte zuzuordnen sind, wie beispielsweise Betriebsvereinbarungen und Verträge mit Personal-Dienstleistern, sicher im Unternehmen aufbewahrt und jederzeit abrufbar sind, bietet unsere Digitale Personalakte Software mit dem HR Office eine zentrale Ablagemöglichkeit in Form einer Arbeitgeberakte. Sie verfügt über eine individuell anpassbare zweistufige Registerstruktur. Auch kann jeder Sachbearbeiter darin seine eigenen Dokumente in einem persönlichen Ordner ablegen – zentral und revisionssicher. So wird das HR Office Ihre Basis für effizientes Wissens- und Projektmanagement in der HR-Abteilung.
Dokumentationsakte
Immer gut vorbereitet
Die Dokumentationsakte unserer Software für elektronische Personalakten verwaltet alle Unterlagen zur Systemdokumentation und Wartung Ihres Systems. Ebenfalls Bestandteil der Dokumentationsakte ist eine Muster-Verfahrensdokumentation für die digitale Personalakte. So steht einer Zertifizierung der Revisionssicherheit nichts mehr im Wege.
Bewerberakte
Transparenz über alle Bewerbungen
Mit der Bewerberakte unserer Software verwalten Sie Ihre Stellen, Bewerber und Bewerbungen auf Knopfdruck. Egal ob Papierbewerbung oder elektronisch. Sie möchten sehen, welche Bewerbungen auf eine bestimmte Stelle eingegangen sind oder auf welche Stellen sich ein bestimmter Bewerber beworben hat? Die Bewerberakte liefert Ihnen blitzschnell die gewünschten Informationen mit Stichwort- und Volltextsuche. Mit der integrierten aktenübergreifenden Suche erhalten Sie zudem einen schnellen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Bewerber. Lassen Sie sich z. B. die Lebensläufe Ihrer Bewerber nebeneinander anzeigen und nutzen Sie die Blätterfunktion unserer Software für digitale Personalakte. Für eine effiziente Kommunikation mit Ihren Bewerbern steht Ihnen das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal Software zur Verfügung.
Mieterakte
Verwaltung von Mietern
Sie möchten nicht nur die Mitarbeiter im Unternehmen, sondern auch die Mieter Ihrer Betriebswohnungen einfach, schnell und sicher verwalten? In unserer Software für digitale Personalakten steht Ihnen hierfür das Modul Mieterakte zur Verfügung, mit dem Sie nicht nur interne und externe Mieter, sondern auch Ihre Wohneinheiten und Mietverhältnisse effizient verwalten. Dabei sorgen intergierte Excel-Reports und das Korrespondenzmodul der Software für effiziente Verwaltung und Kommunikation.
HR Analytics
Auswertungen auf einen Blick
Vorausschauende Personalplanung und HR als Business Partner – dafür sind intelligente Analysen und Auswertungen die Voraussetzung. Und unser Software-Modul "IQAkte Analytics" die Lösung: Auf Knopfdruck können alle in der Personalakte gespeicherten Daten und Dokumente direkt aus der Akte heraus analysiert und ausgewertet werden. Präsentationsdiagramme und Reports verschaffen einen schnellen Überblick über die Ergebnisse vordefinierter Standardabfragen und individueller Ad-hoc-Analysen im Unternehmen. Selbstverständlich können diese auch zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportiert werden. Dabei gilt auch hier das feingranulare Rechtekonzept der digitalen Personalakte: Daten auswerten darf nur derjenige, der über die benötigten Zugriffsrechte verfügt.
Digitale HR-Prozesse
Mit der digitalen Personalakte
Ist mit der Einführung der digitalen Personalakte der Einstieg in die digitale HR-Arbeitswelt geschafft, bietet Ihnen die Personalakte vielseitige Möglichkeiten, auch Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren. Angefangen bei digitalen Checklisten, die Sie ad hoc in der elektronischen Personalakte erstellen, bearbeiten und weiterleiten können, bis hin zu Workflows, die auf Basis von Prozessdiagrammen erstellt werden und die einem festen Ablauf folgen. Sie profitieren also sehr umfassend von der Nutzung von digitalen Personalakten. Lernen Sie auch unsere weiteren HR-Lösungen kennen, zum Beispiel für Personalentwicklungsgespräche und Mitarbeiterbefragungen im Unternehmen.
Digitale Checklisten erstellen Sie in unserer Software für digitale Personalakte – ganz einfach selbst. Dafür stehen Ihnen nach einem Baukastenprinzip verschiedene Aufgabenmodule zur Verfügung, die Sie dann ganz nach Ihren Bedürfnissen kombinieren und als fertige Checkliste den Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung stellen. So einfach geht es mit elektronischen Personalakten.
Angefangen beim einfachen Abhaken eines vorgegebenen To Dos, über Bausteine zur Texteingabe, bis hin zu Modulen, die die Korrespondenzerzeugung anstoßen oder eine Belegerwartung erzeugen – Checklisten sind für ganz unterschiedliche HR Prozesse geeignet. Sie unterstützen Sie beispielsweise bei der Bearbeitung von Elternzeitanträgen, Auslandsentsendungen oder Onboarding-Abläufen. Unsere Software für digitale Personalakten macht Personalern den Alltag einfacher!
Der Workflow Personelle Maßnahmen ist ein Standard-Workflow der IQAkte Personal Software für die Betriebsratsfreigabe von Einstellungen, Ein- bzw. Umgruppierungen oder Versetzungen.
Der Workflow beginnt mit der Generierung eines Dokuments, das die geplante personelle Maßnahme dokumentiert. Dieses durchläuft zunächst eine interne Qualitätssicherung und Freigabe innerhalb der Personalabteilung und wird anschließend dem Betriebsrat zur Prüfung weitergeleitet. Dem Betriebsrat stehen nun verschiedene Reaktionsmöglichkeiten offen: zur Kenntnis nehmen, zustimmen, ablehnen oder die Notwendigkeit der Maßnahme bestreiten. Anschließend erfolgt die finale Bearbeitung der personellen Maßnahme durch die Personalabteilung des Unternehmens.
Mit Hilfe des Standard-Workflows zur Bearbeitung von Anträgen stellen Mitarbeiter elektronische Anträge, die einen zweistufigen Genehmigungsprozess im Unternehmen durchlaufen.
Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte können den Bearbeitungsstatus der Anträge jederzeit über ihren Self-Service-Zugang einsehen und werden über den Ausgang des Bearbeitungsprozesses per E-Mail informiert. Der Inhalt der Anträge wird über flexible Formulare gesteuert. So nutzen Sie den Antrags-Workflow ganz individuell zum Beispiel für Elternzeitanträge oder Weiterbildungen.
Unsere Digitale Personalakte Software enthält eine integrierte Workflow-Engine, mit der Ihre individuellen HR-Prozesse grafisch abgebildet werden.
Dabei sind ganz unterschiedliche Aufgaben pro Workflow-Schritt möglich: von manuellen Benutzerinteraktionen wie dem Anklicken eines Freigabe-Buttons über Erzeugung von Dokumenten und automatische Berechnungen bis hin zu Skriptbausteinen, die beispielsweise Informationen aus Drittsystemen abrufen. Jeder Prozessschritt kann bei Bedarf mit Bearbeitungsfristen und Eskalationsschritten versehen werden.
Nutzen Sie einen ersten Einblick in unsere Software
Gewinnen Sie einen Eindruck von unserer Digitalen Personalakte und ihren cleveren Funktionen, die Ihre Arbeitsabläufe optimal unterstützen und Ihre Personalakten digitalisieren.
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„Wegen der Corona-Pandemie befinden wir uns seit Mitte März im Home Office. Wir sind sehr glücklich darüber, dass wir im vergangenen Jahr unsere Akten digitalisiert haben, mit der IQAkte Personal nun über eine verlässliche Software verfügen, die uns überhaupt erst in die Lage versetzt hat, regulär weiterarbeiten zu können. Aus meiner Sicht ein qualitativ hochwertiges und sinnvolles Produkt!“
Jessica Gümmer-Postall
Personalvorstand
Evangelische Stiftung Neuerkerode
„Seit ich mit der IQAkte Personal arbeite, kann ich wesentlich effizienter arbeiten. Mitarbeiterinformationen sind jetzt mit einem Klick gefunden, Vorgesetzte können sich im Selfservice informieren und das zeitaufwändige Einsortieren von Dokumenten oder ganzen Akten entfällt! Dabei ist die IQAkte intuitiv und mir bleibt mehr Zeit für strategische Personalarbeit!“
Nicole Mose
Personalkauffrau Human Resources
Materna Information & Communications SE
„In der IQAkte Personal sind alle wesentlichen Einstellungen und Abläufe bereits vorgedacht. IQDoQ hat sie für uns dann nur noch individuell angepasst. Das Ergebnis: Nach nur fünf Tagen hatten wir eine digitale Personalakte, die sogar unsere spezifischen Anforderungen bestens abbildet und unsere Kliniken optimal vernetzt.“
Volker Bach
Personalleiter
Vestische Caritas-Kliniken
„In der IQAkte Personal war alles vorhanden, worauf wir gewartet hatten. Die Software war einfach und praktikabel und ließ sich gut an SAP anbinden. Aufwendige Ablage- und Suchprozesse gehören damit der Vergangenheit an. Die Erstellung von Mitarbeiterdokumenten und deren automatisierte Ablage im System ist ein großes Plus in der Administration!“
Stefan Renz
Leiter Personalwesen
Kessel AG
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